- 學(xué)生會檔案管理制度 推薦度：
- 相關(guān)推薦
學(xué)生會檔案管理制度
在生活中，接觸到制度的地方越來越多，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的學(xué)生會檔案管理制度，歡迎大家分享。
學(xué)生會檔案管理制度1
第一章總則
學(xué)生會檔案是廣大學(xué)生會成員在討論、計劃、落實過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表等不同載體的文件材料，是學(xué)生會各項工作的歷史記錄也是學(xué)生會決策和考核干部的重要依據(jù)。為了加強學(xué)生會檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮其在學(xué)生會各項工作中的作用，特定下述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)：
第二章日常檔案整理標(biāo)準(zhǔn)
一、立卷歸檔制度
�。ㄒ唬w檔范圍：凡是校、系學(xué)生會在各項工作活動中直接形成并具有
查考、保存價值的各種計劃、表格、報道、照片等不同形式和載體的文件材料，均應(yīng)由秘書處歸檔，所有校、系、部門不得以任何借口拒絕歸檔。
以下資料應(yīng)歸入學(xué)生會檔案
（1）學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、報告、通知、決定及規(guī)章制度；
�。�2）秘書處關(guān)于學(xué)生會的工作向?qū)W生會主席的請示及批復(fù)；
（3）關(guān)于表彰校、系優(yōu)秀學(xué)生干部和先進(jìn)個人的'材料；
�。�4）關(guān)于每學(xué)期被評為優(yōu)秀部門、優(yōu)秀部長、優(yōu)秀部員的材料；
�。�5）批準(zhǔn)加入學(xué)生會的材料及因其他原因退出學(xué)生會的材料；
�。�6）系組織舉辦活動的有關(guān)資料。
�。�7）學(xué)生社團組織的名稱、會員名單、章程、刊物及學(xué)生社團組織的
主要活動的有關(guān)材料；
（二）歸檔時間：一學(xué)期中，部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，在新學(xué)期到來之前由秘書處統(tǒng)一整理并歸檔立卷。
�。ㄈw檔要求：
第一條學(xué)生會檔案是學(xué)生會組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、圖像、聲像資料，是學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
第二條學(xué)生會檔案由辦公室統(tǒng)一分類管理。各部門檔案由本部門成員整理，辦公室監(jiān)督管理。每學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
第三條學(xué)生會檔案包括成員檔案、工作檔案及活動檔案等。
第四條各部門策劃籌備各項活動的所有資料，必須一式兩份由辦公室統(tǒng)一存檔，以備查找。
第五條檔案上交日期：視不同類型檔案而定。
第六條檔案形式要求：對于各部文件檔案，應(yīng)有文本檔案（a4紙打�。┖碗娮訖n案兩種版本。
二、檔案保管制度
1、學(xué)生會辦公室是檔案存放的機要重地，必須加強管理，非學(xué)生會成員在無學(xué)生會成員的管理下一律不得隨意進(jìn)入辦公室。
2、檔案管理工作統(tǒng)一由學(xué)生會秘書處主管，秘書長集中負(fù)責(zé)，對各種信息資料進(jìn)行分類、整理、歸檔，及時進(jìn)行總結(jié)，并做好保管和保密工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。
3、學(xué)生會各類檔案是對學(xué)生會各部部長及成員工作表現(xiàn)作綜合評價的重要依據(jù)，也是對學(xué)生干部進(jìn)行考核和評優(yōu)的依據(jù)。檔案要求做到內(nèi)容齊全、分類清楚、不漏不重、裝訂規(guī)范、檢索方便、管理完備。若秘書處成員有遺失、損壞檔案情節(jié)秘書處將給予相應(yīng)的處分。
4、任何人不準(zhǔn)隨便翻閱檔案，若需要先向秘書處提出申請，秘書處可根據(jù)檔案材質(zhì)作出決定，重大事項請示主席團。
5、各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該在3日（特殊情況除外）之內(nèi)歸還，若有遺失應(yīng)作出書面檢討，秘書處會作出相應(yīng)的通告、批評。
第三章檔案存放辦法
第一條學(xué)生會各部門檔案都存于辦公室。
第二條將文件存放于文件袋和文件盒中，便于取閱與存放。貼上標(biāo)簽，注明質(zhì)，部門。
第三條文件按照8個部門存放，查閱。以組織部為例：注：個人履歷簡介、日常工作評定及思想總結(jié)，各部每位成員都交；剩余各項各部交一份即可。
第四條其他部門檔案均按以上模式歸檔。
第四章檔案查閱辦法
�。ㄒ唬┙栝喴�
1、全部檔案存于辦公室檔案柜，由辦公室主任負(fù)責(zé)；
2、凡中途離職、撤職、辭職干部，其個人檔案在其離職之日撤出總檔案；
3、干部任職期滿之日，應(yīng)保留干部的個人檔案至其畢業(yè)，供評價其工作成績和畢業(yè)時推薦就業(yè)之用；
4、任何部門或個人需要向秘書處借閱有關(guān)文件時，必先提出申請，經(jīng)辦公室視文件的重要程度作出合理安排，經(jīng)填寫[檔案借閱登記表"，方可借閱；
5、學(xué)生會部級以上（含部長）工作人員方有資格借閱有關(guān)文檔，其他人員檔案借閱需由本人提出申請，經(jīng)所屬部門部長簽字同意，辦公室主任批準(zhǔn)，檔案出借期間責(zé)任由部長負(fù)責(zé)；
6、在清理檔案時，對2年以上的檔案，應(yīng)打包封存，并注明起止時間，內(nèi)容。如要銷毀某些檔案，必須經(jīng)上級機關(guān)審查。一般每四年清理銷毀一批不具備保留意義的檔案。
�。ǘ┙栝喅绦�
1、檔案具備[檔案借閱登記表"（辦公室）；
2、內(nèi)部人員借閱資料時，應(yīng)辦理好登記手續(xù)（包括資料內(nèi)容，借閱時間，借閱人，聯(lián)系方式等）并及時歸還；
3、其他各單位借閱資料時，應(yīng)提出申請，做好登記手續(xù)，外借檔案不得為檔案原件。
第五章附表
�。ㄒ唬n案文件借閱登記表
�。ǘ┦諜n登記表注：收檔登記表按部門登記，辦公室成員會分派到各部進(jìn)行登記。
第六章附則
第十二條學(xué)生會每年換屆時，以往文件移交下屆常委會及辦公室作為參考。
第十三條本制度自頒布之日起施行
第十四條其他未盡事宜由秘書處請示主席團后決定。
學(xué)生會檔案管理制度2
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3、校學(xué)生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，CD，VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6、檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7、檔案上交時由辦公室簽收。
二、檔案內(nèi)容要求：
�。ㄒ唬┤耸聶n案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團負(fù)責(zé)考察記錄。
1、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
�。ǘ┕ぷ鳈n案包括校學(xué)生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認(rèn)真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
�。ㄈ┴攧�(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
�。ㄋ模┗顒訖n案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進(jìn)程結(jié)果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1）各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2）各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團會做出相應(yīng)的.警告、批評。
3）查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4）認(rèn)真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5）各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6）檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
�。�2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實到個人。
�。�3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
�。�4）復(fù)制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
學(xué)生會檔案管理制度3
學(xué)生會檔案是學(xué)生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料,它起著憑證、依據(jù)和史料的作用,并為團委指導(dǎo)幫助學(xué)生會開展工作提供豐富材料。
一、工作部門
1、學(xué)生會檔案管理工作由院學(xué)生會辦公室檔案組成員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理;
2、各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長,負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理以及保管工作;
3、各部門負(fù)責(zé)檔案的副部長應(yīng)與辦公室加強聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗,以便于檔案管理制度的順利推行。
二、學(xué)生會檔案的分類及內(nèi)容
1、學(xué)生會檔案分類為:各類文件類(上級文件、申報表、申請表)、會議記錄類、人事檔案類(包括各部門及其干部檔案類獎懲記錄類)、工作計劃類活動內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。
有關(guān)檔案都將據(jù)此分類:
(1)文件類:
文件(包括上級文件、申請表、申報表)一律按a4紙一份歸類存檔;
(2)會議記錄類:
各個部門根據(jù)各自部門會議情況包括會議時間、地點、會議內(nèi)容、會議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門會議;
(3)人事檔案類:
學(xué)生會人事檔案包括院學(xué)生會人事任免、調(diào)動、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;
(4)工作計劃類:
學(xué)生會各部門每學(xué)期工作開始(開學(xué)第一、二周)都應(yīng)向?qū)W生會主席團呈交一份詳細(xì)的工作計劃,做出本部門在未來一學(xué)期內(nèi)的各項工作設(shè)想。此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;
(5)活動內(nèi)容類:
學(xué)生會各部門組織活動應(yīng)當(dāng)制定活動計劃書(策劃書),并于活動結(jié)束后及時做出活動總結(jié),并把工作總結(jié)于活動結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室,此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;凡學(xué)生會集體獲得的`獎品、紀(jì)念品作為工作成績的體現(xiàn),必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。
(6)工作內(nèi)容類:
各部門于學(xué)期末要上交一份各項工作的詳細(xì)記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報告,報告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗教訓(xùn),并存入檔案;
2、學(xué)生會成員檔案管理:
學(xué)生會辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會成員的檔案設(shè)宗,主要含以下材料:
(1)學(xué)生會干部個人檔案;
(2)學(xué)生會干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績評定;
(3)與學(xué)生會干部本人有關(guān)的各類文字材料;
(4)各類材料均一式兩份。
三、檔案管理原則
1、當(dāng)有辦公室檔案管理員在場時,直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔;
2、管理員不在時,應(yīng)及時通知管理員,由管理員整理歸檔;
3、管理員歸檔時,應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄;
4、未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;
5、調(diào)檔時,必須持有主席的簽字證明;
6、調(diào)檔時,必須有檔案管理人員在場做詳細(xì)記錄,并填寫檔案借閱表;
7、檔案一旦遺失,管理人員應(yīng)立即上報有關(guān)部門并及時補檔;
8、檔案管理員不得私自翻看檔案;
9、未經(jīng)有關(guān)部門同意,任何人不得擅自改動檔案,否則一經(jīng)查實,報主席團嚴(yán)肅處理;
10、檔案管理人員必須定期整理核查檔案。
四、檔案內(nèi)容要求:
1、活動策劃書、活動籌備情況、活動及進(jìn)程結(jié)果、活動結(jié)束后整理得經(jīng)驗、教訓(xùn);
2、活動新聞稿。(對于比賽類活動,必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方)
五、檔案查閱辦法:
為了加強檔案管理工作,辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會的檔案材料,以備查詢、參考、交流,特制訂本細(xì)則。
1、查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱詳細(xì)資料;
2、認(rèn)真填寫檔案借閱登記表,并由審批人(部長)同意;
3、各部門在指定時間辦理查檔手續(xù),并確認(rèn)歸還日期;
4、檔案查閱完畢后請及時歸還,過期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴(yán)肅處理;
5、本細(xì)則適用于學(xué)生會在各項工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。
六、檔案的要求:
為加強學(xué)生會工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性,使學(xué)生會工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會各類文件資料的管理,利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。
1、學(xué)生會辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫,每屆學(xué)生會換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會檔案;
2、學(xué)期初,由辦公室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會各部門部員最新名單及聯(lián)系方式;學(xué)期末,干部評定等一切評定資料及其結(jié)果應(yīng)及時上交辦公室并存檔;
3、遇有學(xué)生會干部工作調(diào)動或辭職離任時,要及時報于辦公室備案;
4、對符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有;
5、院學(xué)生會的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會檔案,由院學(xué)生會辦公室決定;
6、屬于學(xué)生會所有的檔案,由委員會決定公布:未經(jīng)上述機構(gòu)同意,任何組織和個人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。
七、檔案資料范圍:
本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容:
1、各級文件;學(xué)生會成員名單及主要學(xué)生干部檔案;學(xué)生會各部門的工作計劃、總結(jié)活動照片,dv記錄等;學(xué)生會財務(wù)記錄、值班記錄和會議記錄;歷屆學(xué)生會的考核表;學(xué)生會的工作簡報及上報的其它資料;以及各系學(xué)生會、各班委通訊錄;以及委員認(rèn)為要保存的其它資料;
2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚,手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。
八、本制度要求全體學(xué)生會全體干部認(rèn)真遵守執(zhí)行。
九、本制度由院學(xué)生會辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
十、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會。
【學(xué)生會檔案管理制度】相關(guān)文章：
檔案的管理制度02-15
工程檔案的管理制度11-12
檔案管理制度10-03
檔案培訓(xùn)管理制度02-26
檔案工程管理制度02-25
消防檔案的管理制度02-20
學(xué)籍檔案的管理制度03-11
教學(xué)檔案的管理制度03-11
衛(wèi)生檔案的管理制度03-11