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文檔管理制度[匯總15篇]
在社會發(fā)展不斷提速的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編幫大家整理的文檔管理制度，希望能夠幫助到大家。
![文檔管理制度[匯總15篇]](https://p.9136.com/00/l/d6c6b6c801_6136d9e1d9261.jpg)
文檔管理制度1
第一部分：電子文檔的重要性
公司的電子文檔是公司里面多年積累信息財(cái)富，在公司的發(fā)展和運(yùn)營中有著舉足輕重的作用，占有極其重要的地位。信息社會，信息就是價(jià)值，信息就是生產(chǎn)力，但是高度的信息流通以及信息傳遞的便捷性，增加信息泄漏的危險(xiǎn)。盡管防火墻、入侵檢測、V/PN、入侵檢測等安全產(chǎn)品也逐步得到認(rèn)可和應(yīng)用，但是這些產(chǎn)品有一個共同特點(diǎn)：防外不防內(nèi)。
在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)內(nèi)部員工存在有意或無意對信息的窺探或竊取，而且，相對而言，內(nèi)部人員竊取機(jī)密信息比黑客要來得容易。因此，對公司的電子文檔進(jìn)行制度防范（人防）和計(jì)算機(jī)技術(shù)防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解決的意義。
同時(shí)，公司重要電子文檔安全管理目標(biāo)應(yīng)該是：在嚴(yán)格的安全訪問控制體系管理下，建立資產(chǎn)保護(hù)和防泄密監(jiān)控體系，并兼顧共享和使用知識資產(chǎn)的方便。
第二部分：需要保護(hù)的電子文檔的表現(xiàn)形式
需要保護(hù)的公司的重要電子文檔包含：
內(nèi)部技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、歸檔電子文件、提供給客戶的成果文件、重要數(shù)據(jù)庫文件、公司各類電子證書圖片、公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、公司薪酬及年終獎勵電子數(shù)據(jù)等
第三部分：需要保護(hù)的文檔處于的位置
公司重要電子文檔存儲現(xiàn)狀：
以文件、文件夾集中存儲在服務(wù)器的文件夾中（服務(wù)器上）
以MSSQL數(shù)據(jù)庫形式存在于HDGIS系統(tǒng)中（服務(wù)器上）
以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫形式存在于部門的服務(wù)器上（服務(wù)器上）
以文件形式分布于用戶的PC上（工作站上）
解決方案
以文件形式存在于用戶或者公司的u盤、移動硬盤等設(shè)備上（移動設(shè)備上）
文件類型包括：包括過去和現(xiàn)在的MS
OFFICE文檔（如記事本、office20xx、office20xx、office20xx），還有將來的MS
OFFICE文檔（如MS將在20xx年版本的office14），PDF各個版本、DWG各個版本，包括有可能由這些程序?qū)С龅母鱾�未知文件格式，或者加殼產(chǎn)生的未知文件格式。就文件格式來講，應(yīng)該是文件格式處于不斷升級、發(fā)展變化中，因此甚至可以說各個格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途徑
可能的泄密途徑，應(yīng)該來講主要包括：服務(wù)器上泄密、工作站泄密、移動設(shè)備解密、網(wǎng)絡(luò)泄密、輸出設(shè)備泄密、客戶泄密幾個方面，主要的表現(xiàn)形式如下：
服務(wù)器泄密：
1、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員在進(jìn)行維護(hù)時(shí)使用移動硬盤將服務(wù)器上的資料自備一份。
2、維護(hù)人員知道服務(wù)器密碼，遠(yuǎn)程登陸上，將服務(wù)器上的資料完全的拷到本地或者自己家里的機(jī)器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，開啟同事電腦，瀏覽，復(fù)制同事電腦里的資料。
2、內(nèi)部人員將資料通過軟盤、U盤或移動硬盤從電腦中拷出帶走。
3、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍重裝系統(tǒng)或者安裝另外一套系統(tǒng)從而將資料拷走。
4、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍利用GHOST程序進(jìn)行資料盜竊。
5、將筆記本（或者臺式機(jī)）的硬盤拆回家盜竊資料，第二天早早來公司安裝上。
6、將辦公用便攜式電腦直接帶回家中。
7、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍使用光盤啟動的方式，使用磁盤管理工具將資料完全拷走。
8、將筆記本（或者臺式機(jī)）的硬盤或整機(jī)送修，資料被好事者拷走。
9、電腦易手后，硬盤上的資料沒有處理，導(dǎo)致泄密。
10、筆記本（或者臺式機(jī)）遺失或者遭竊，里面的資料被完整的竊取。
網(wǎng)絡(luò)泄密：
1、內(nèi)部人員通過互聯(lián)網(wǎng)將資料通過電子郵件發(fā)送出去。
2、內(nèi)部人員通過互聯(lián)網(wǎng)將資料通過網(wǎng)頁bbs發(fā)送出去。
3、隨意將文件設(shè)成共享，導(dǎo)致非相關(guān)人員獲取資料。
4、將自己的筆記本帶到公司，連上局域網(wǎng)，竊取資料。輸出設(shè)備（移動設(shè)備）泄密：
1、移動存儲設(shè)備共用，導(dǎo)致非相關(guān)人員獲取資料。移動設(shè)備包括：u盤、移動硬盤、藍(lán)牙、紅外、并口、串口、1394等
2、將文件打印后帶出。
客戶泄密：
1、客戶將公司提供的招標(biāo)文件自用或者給了競爭對手。
2、客戶處管理不善產(chǎn)生的泄密。
第五部分：公司電子文檔安全管理的解決方案
公司電子文檔的安全管理應(yīng)該包括防止信息泄密的制度建設(shè)和防止信息泄密的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)，簡稱“人防”和“技防”。并且，應(yīng)該是技防和人防并舉，技防需要先行，但“人防”應(yīng)立即跟上。最后對內(nèi)外區(qū)別達(dá)到如圖的效果（引用供應(yīng)商之一提供的圖）：
而在內(nèi)部，又可以達(dá)到如下的效果（引用供應(yīng)商之一提供的圖）：
解決方案
在公司信息中心，主要考慮以下九個場景及對應(yīng)的管理流程，以供領(lǐng)導(dǎo)決策：
1、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)
在公司局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，服務(wù)器上的數(shù)據(jù)不進(jìn)行加密，但局域網(wǎng)服務(wù)器上的`數(shù)據(jù)被外設(shè)如u盤、移動硬盤等外拷時(shí)則自動加密，防止網(wǎng)絡(luò)管理人員將數(shù)據(jù)監(jiān)守自盜，局域網(wǎng)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)在被網(wǎng)絡(luò)共享的情況下，也可以進(jìn)行防護(hù)；
2、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)
在公司局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，服務(wù)器上的在共享給用戶的加密文件，可以設(shè)置用戶在局域網(wǎng)上的權(quán)限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權(quán)限，以防止有讀取權(quán)限的員工有意或無意刪除服務(wù)器上的文件。
3、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)分類
對公司的重要文件，做基本的分類，對企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一類的最最重要的文檔，經(jīng)過一次性加密處理，可以設(shè)置成“只讀”的權(quán)限，所有的人只具有參考的權(quán)限，不能進(jìn)行編輯，需要的時(shí)候可以進(jìn)行更新；對次一級重要的文檔，可以設(shè)置包括成“編輯”，可以讓有權(quán)限的人引用。
4、在公司局域網(wǎng)內(nèi)(包含分所用戶、V/PN接入用戶)
在公司內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，如果用戶需要打開或編輯公司重要電子文檔，必須先登陸保密系統(tǒng)，可在本機(jī)上查看、編輯或打印公司加密自己有權(quán)限的電子文檔；如果不登陸，將不能查看公司重要的電子文檔，經(jīng)過編輯的電子文檔仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班時(shí)，如需使用到公司加密的電子文檔，經(jīng)過安裝程序或相應(yīng)授權(quán)或采用離線狗等方式后，能在特定的機(jī)器上打開或編輯加密電子文檔，生成的文檔仍然是加密文檔；回到公司后，可將加密的電子文檔上傳至加密系統(tǒng)中公用；
6、在外出差
在不能訪問公司內(nèi)局域網(wǎng)的情況下，如果需要使用公司加密文檔，經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)或采用解決方案離線狗等方式后，可以打開或編輯加密的文檔，形成的仍然是加密文檔；在沒有授權(quán)的機(jī)器不能打開加密的文檔；
7、提供給第三方的文檔
將加密文件解密后，通過U盤、郵件或其他方式給第三方，第三方對電子文檔使用沒有限制；
文檔加密，給對方一個USB狗，只能在有USB的機(jī)器上打開；
文檔加密，設(shè)置一定權(quán)限，比如：限定對方只能打開幾次，只能在某一時(shí)間前打開，否則失效；或只能打開查看，不能編輯、打印等；
8、特權(quán)用戶（如公司領(lǐng)導(dǎo)）的權(quán)限管理
對特權(quán)用戶，如公司領(lǐng)導(dǎo)，則可以設(shè)置本地“加密文件夾”的方式，將文件拖到“加密文件夾”則加密，拖到“加密文件夾”之外則解密，以方便公司領(lǐng)導(dǎo)的工作。
9、一般文件解密采取一定的管理流程
非公司領(lǐng)導(dǎo)需要的文件解密，可以采用加密系統(tǒng)的解密流程進(jìn)行，也可以和公司管理系統(tǒng)相集成。
第六部分：對加密軟件的全面要求
對加密軟件的要求主要包括五大部分：軟件廠家需要達(dá)到國家相關(guān)資質(zhì)的要求、軟件功能應(yīng)當(dāng)滿足公司的詳細(xì)要求、軟件實(shí)施應(yīng)具有便捷性、廠家在售后服務(wù)方面應(yīng)具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應(yīng)具有災(zāi)難恢復(fù)建設(shè)。
根據(jù)國家關(guān)于文檔保護(hù)類軟件的銷售規(guī)定，生產(chǎn)廠家應(yīng)當(dāng)必須具有以下幾種資質(zhì)：
1、中華人民共和國公安部頒發(fā)的安全產(chǎn)品銷售許可證
2、中華人民共和國保密局頒發(fā)的涉密信息系統(tǒng)檢測證書（銷售許可證）
3、中國人民解放軍總參謀部頒發(fā)的軍用信息安全產(chǎn)品檢測證書（銷售許可證）
4、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產(chǎn)品銷售許可證
5、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產(chǎn)品生產(chǎn)許可證代理商除持有廠家的資質(zhì)外，還必須有廠家給與的代理授權(quán)。
有關(guān)軟件的功能，需要達(dá)到以下幾點(diǎn)：
1、局域網(wǎng)內(nèi)用戶能夠方便的查詢和訪問（閱讀、打�。┘用艿馁Y產(chǎn)�？梢院头何A、BUZZSAW或MSSPS集成，能夠提供二次開發(fā)接口。
2、在服務(wù)器上和客戶端均能初始化掃描，在部署時(shí)，對公司已經(jīng)存在的重要電子文檔全部進(jìn)行加密，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。
3、對服務(wù)器上的文件，可以不進(jìn)行加密，但服務(wù)器上的數(shù)據(jù)被外設(shè)如u盤、移動硬盤等外拷時(shí)則自動加密，
4、對服務(wù)器上的文件，可以不進(jìn)行加密，局域網(wǎng)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)在被網(wǎng)絡(luò)共享的情況下，也可以進(jìn)行保護(hù)：服務(wù)器上的在共享給用戶的加密文件，可以設(shè)置用戶在局域網(wǎng)上的權(quán)限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權(quán)限，以防止有讀取權(quán)限的員工有意或無意刪除服務(wù)器上的文件。
5、對加密的電子文檔設(shè)置嚴(yán)格的分級訪問權(quán)限，權(quán)限模型應(yīng)基于角色分配。
6、進(jìn)入加密環(huán)境可以有多種選擇，以因?qū)Σ煌脩舻男枰�，并且，用戶賬戶可以直接采用AD域賬戶。
7、資產(chǎn)訪問權(quán)限分級控制，訪問類型操作細(xì)分到：讀取、下載、編輯、打印、刪除、重命名，并且可以疊加網(wǎng)上鄰居共享權(quán)限：讀取、編輯、刪除、重命名等，權(quán)限分配通過統(tǒng)一制定策略分發(fā)給客戶端，可以和域管理策略集成（如某一個部門賦予統(tǒng)一權(quán)限）。
8、對密文的剪貼板有明確管理：可以開放、或者禁止、或者在禁止的情況下，仍然信任某些程序使用剪貼板。
9、對于允許帶出局域網(wǎng)的資產(chǎn)可以設(shè)定有效期限，過期后則無法訪問。
10、支持對高度機(jī)密文件的高級權(quán)限，如：打開閱讀次數(shù)、開始結(jié)束時(shí)間、總時(shí)間
有效期等進(jìn)行控制。
11、對數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)留下記錄供事后審計(jì)，數(shù)據(jù)訪問日志包括：修改、打印、閱讀次數(shù)等。對打印操作進(jìn)行監(jiān)控和記錄。
12、限制文件的非法復(fù)制，比如：在禁止的情況下，從word里面粘貼內(nèi)容到excel里面無法實(shí)現(xiàn)。
13、禁止非法截圖，即使通過種種工具截取的圖片要被加密，其中包括錄象軟件。
14、無法復(fù)制密文內(nèi)容上傳到網(wǎng)頁上的(BBS)
等等web途徑進(jìn)行泄密
15、客戶端可以選擇是否登陸加密系統(tǒng)，但如果不登陸加密系統(tǒng)，就不能訪問或編輯公司已經(jīng)加密的電子文檔；
16、支持和OA、HDGIS等系統(tǒng)相結(jié)合的開發(fā)接口，在數(shù)據(jù)導(dǎo)出或下載時(shí)提供對文檔的加解密功能并能將系統(tǒng)中文檔的操作權(quán)限對應(yīng)到本加密系統(tǒng)的操作權(quán)限。
17、控制臺有豐富的管理模塊可供選擇，如對工作站的管理、用戶的管理、文件的管理、設(shè)備的管理、審批的管理等等，以應(yīng)對公司未來的各種需求。
18、可防止以下泄密方式：用同等配置機(jī)器進(jìn)行GHOST備份和恢復(fù)工作。
19、保密服務(wù)器認(rèn)證支持V/PN，支持跨網(wǎng)段。
20、將外部電腦設(shè)置成與合法的內(nèi)網(wǎng)終端相同的IP地址后不能成為合法終端，即具有文檔管理限制接入的功能。
21、加密原理和文件格式無關(guān)，即：所有安裝加密程序的WINDOWS客戶端輸出的文件都可以進(jìn)行加密處理。
22、客戶端加解密支持對文件夾的加解密，以支持對領(lǐng)導(dǎo)特權(quán)的支持。
23、文檔應(yīng)當(dāng)具有解密流程，解密流程支持通過郵件的解密。
24、應(yīng)該有多種解密途徑，包括文件夾解密、以機(jī)器為準(zhǔn)的解密、以用戶為準(zhǔn)的解密等等，以備不時(shí)之需。
25、客戶端需要有安全的驗(yàn)證方法。（驗(yàn)證和機(jī)器進(jìn)行唯一綁定，并考慮遠(yuǎn)程用戶使用的方便性）。
26、客戶端在脫機(jī)情況下可以正常使用。
27、未經(jīng)系統(tǒng)管理員允許，任何操作不能夠停止和卸載客戶端程序。
28、加密程序應(yīng)保證我公司使用的殺毒軟件、其他管理類軟件沒有沖突。
29、必須保證文件加密系統(tǒng)的穩(wěn)定性，和快速恢復(fù)機(jī)制，如發(fā)生意外造成服務(wù)器癱瘓，必須能在30分鐘到2小時(shí)內(nèi)恢復(fù)。
30、客戶端必須方便的遠(yuǎn)程部署。
31、系統(tǒng)本身具有容災(zāi)恢復(fù)系統(tǒng)。
32、日志系統(tǒng)不僅有對用戶的訪問記錄，還應(yīng)該有管理員的訪問記錄，并且日志很容易導(dǎo)出成表格或者圖形。
關(guān)于軟件實(shí)施應(yīng)具有便捷性、廠家在售后服務(wù)方面應(yīng)具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應(yīng)具有災(zāi)難恢復(fù)建設(shè)也是保障軟件能夠成功實(shí)施的關(guān)鍵因素，在實(shí)施方面應(yīng)當(dāng)支持推送，在售后服務(wù)方面響應(yīng)時(shí)間和空間應(yīng)該具有優(yōu)勢，可以做到緊急事件1小時(shí)到場，1小時(shí)處理成功，軟件本身的容災(zāi)就更具有現(xiàn)實(shí)意義了。
第七部分：防止信息泄密的制度建設(shè)
防止信息泄密的制度建設(shè)主要指的是“人防”，即相關(guān)管理規(guī)范建設(shè)和相關(guān)的懲罰措施建設(shè)。在企業(yè)內(nèi)成功應(yīng)用的任何管理類軟件，均需要有一定的管理制定相結(jié)合。這也是加密系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)成功運(yùn)行的關(guān)鍵。因此公司需要針對重要電子文檔安全制定相關(guān)的管理制度，管理制定應(yīng)該包括：
1、文檔解密規(guī)定
2、離線鎖使用規(guī)定
3、打印規(guī)定
4、日志管理規(guī)定
5、權(quán)限管理規(guī)定
6、文件外發(fā)規(guī)定
7、違反此規(guī)定后相關(guān)的處罰
相關(guān)規(guī)定需要在研究公司所選擇了服務(wù)廠商后，根據(jù)其軟件管理流程和公司管理流程相融合方可指定出詳細(xì)規(guī)定。
文檔管理制度2
1.總則
1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
1.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
1.7具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2收集積累要求
2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的.文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3收集、積累方法
2.3.1及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3.5電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計(jì)算機(jī)程序;D—數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。
應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。
4.1歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2歸檔時(shí)間
邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5歸檔要求
4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，
4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。
4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。
5.1檢驗(yàn)
5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2有無病毒。
5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
5.2移交手續(xù)
驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3保管要求
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:
14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。
5.3.3存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。
5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。
5.4存效性保證
5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
5.4.3設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
5.4.5定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5利用
5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2利用時(shí)使用拷貝件。
5.5.3利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。
5.5.4利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。
5.6.3非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
5.7統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
文檔管理制度3
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進(jìn)一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時(shí)間。
三、屬秘密文件的要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。
四、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的.文件資料，要及時(shí)清理，無保存必要的材料，經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
七、積極實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索手段，做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。
八、會同有關(guān)部門，在購置重要設(shè)備到貨時(shí)，檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔。
九、各部門拍攝的記錄管理處各項(xiàng)活動的照片、聲像材料，必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動內(nèi)容，交文檔管理員及時(shí)歸檔。
文檔管理制度4
為了使拌和站資料管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化,并切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機(jī)關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時(shí)將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項(xiàng)工作的'填寫、收集、整理和保存。
2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運(yùn)作效益,必須按時(shí)分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時(shí)采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計(jì)分析、上報(bào)考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報(bào)表要及時(shí)齊全。
3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:
1）、管理號碼;
2）、設(shè)備名稱;
3）、型號規(guī)格;
4）、技術(shù)狀況;
5）、保管單位;
6）、本季運(yùn)轉(zhuǎn)小時(shí);
7）、原值;
8）、凈值;
9）、組資日期;
10）、生產(chǎn)廠家;
11）、本機(jī)編號;
12）、出廠日期;
13）、外型尺寸;
14）、整機(jī)重量;
15）、動力機(jī)名稱;
16）、動力機(jī)型號;
17）、動力機(jī)規(guī)格;
18）、動力機(jī)生產(chǎn)廠;
19）、動力機(jī)出廠日期;
20）、動力機(jī)編號;
21）、工點(diǎn)。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項(xiàng)為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時(shí)上報(bào)的報(bào)表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊(duì)伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計(jì)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計(jì)劃報(bào)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報(bào)表》。
5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。
6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
文檔管理制度5
監(jiān)理文檔管理制度是項(xiàng)目管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從項(xiàng)目啟動到結(jié)束的全過程，涉及各個階段的記錄、報(bào)告、審批和歸檔等工作。主要內(nèi)容包括：
1. 項(xiàng)目啟動文件：如項(xiàng)目建議書、合同協(xié)議、項(xiàng)目范圍說明書等。
2. 設(shè)計(jì)文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、工程量清單等。
3. 施工文件：施工日志、質(zhì)量檢查報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、變更申請等。
4. 監(jiān)理報(bào)告：定期監(jiān)理報(bào)告、專項(xiàng)檢查報(bào)告、質(zhì)量問題處理記錄等。
5. 竣工驗(yàn)收文件：竣工圖、驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)保資料等。
6. 文件控制：版本管理、文件審批流程、保密規(guī)定等。
內(nèi)容概述：
監(jiān)理文檔管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個關(guān)鍵方面：
1. 文檔格式與標(biāo)準(zhǔn)：明確各類文檔的`格式、內(nèi)容要求和編寫規(guī)范。
2. 文件審批流程：定義文件的審批權(quán)限和流程，確保文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3. 文件存儲與檢索：規(guī)定文件的存儲方式、保存期限和檢索方法。
4. 文件變更管理：設(shè)定文件變更的程序，確保信息的及時(shí)更新和同步。
5. 文件安全與保密：制定文件的安全保護(hù)措施和保密規(guī)定。
6. 文件使用與傳遞：明確文件的使用權(quán)限和傳遞方式，防止信息泄露和誤用。
7. 文件歸檔與銷毀：規(guī)定文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，保證信息的完整性和合規(guī)性。
文檔管理制度6
調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
一、圖表。
調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
二、臺賬。
�。�1）綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。
（2）綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。
（3）綜合臺賬可采用計(jì)算機(jī)電子臺賬。
�。�4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺進(jìn)行分項(xiàng)或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計(jì)臺賬。
三、記錄簿。
建立以下記錄簿，并存檔管理。
調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計(jì)記錄。
四、存檔要求：
�。�1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。
（2）調(diào)度日報(bào)、旬報(bào)和文字分析資料，保存3年以上。
�。�3）上級調(diào)度通知、通報(bào)、傳真電文和本單位下達(dá)的調(diào)度通知、通報(bào)和傳真電文原稿要保存2年以上。
�。�4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡報(bào)、各類調(diào)度臺賬和專題報(bào)告，要保存5年以上。
�。�5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項(xiàng)記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計(jì)，以及年度生產(chǎn)簡報(bào)作為永久資料保存。
�。�6）有統(tǒng)計(jì)部門下發(fā)的'年度統(tǒng)計(jì)匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計(jì)資料要永久保存。
�。�7）調(diào)度室要建立保密制度，各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自對外傳播公布。
文檔管理制度7
醫(yī)保人員管理制度的重要性不言而喻，它直接影響到醫(yī)保體系的穩(wěn)定性和參保人的滿意度。良好的管理制度能夠：
1. 提升服務(wù)效率：明確的.職責(zé)分工和標(biāo)準(zhǔn)化流程能減少工作延誤，提高醫(yī)保服務(wù)速度。
2. 保障公平公正：道德規(guī)范防止不公行為，確保每位參保人得到平等對待。
3. 促進(jìn)員工成長：通過培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃，醫(yī)保人員可以持續(xù)提升專業(yè)能力，更好地服務(wù)于社會。
4. 維護(hù)公眾信任：嚴(yán)格的監(jiān)督和考核制度，能增強(qiáng)公眾對醫(yī)保體系的信任度。
文檔管理制度8
（一）公文管理
�、惫姆N類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨(dú)立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。
�、补钠鸩荩喊凑疹I(lǐng)導(dǎo)指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發(fā)文，由常委會主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結(jié)束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。
�、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的.印刷，應(yīng)填寫兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結(jié)算。
�、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進(jìn)行校對，確認(rèn)無差錯后方可印制。
⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有
�、豆姆职l(fā)：公務(wù)員接到文件后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達(dá)有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。
�、饭拇鏅n：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員，文書要及時(shí)存檔立卷，不得漏存漏報(bào)。
（二）檔案管理
�、蔽募䴔n案實(shí)行專人管理。所有密級文件和內(nèi)部資料，要嚴(yán)格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴(yán)防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
�、矅�(yán)格文檔借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應(yīng)在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準(zhǔn)將文件隨意帶出或亂放，不準(zhǔn)將文件帶回家中。
�、硨κ盏降母黝愇募�，文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。
�、磸U舊文件不得同舊報(bào)刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。
文檔管理制度9
本脫硫管理制度文檔旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的脫硫工藝管理，確保環(huán)保法規(guī)的合規(guī)性，提高生產(chǎn)效率，降低運(yùn)營成本。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1. 脫硫設(shè)備的運(yùn)行與維護(hù)
2. 脫硫工藝參數(shù)的監(jiān)控與調(diào)整
3. 廢棄物處理與排放控制
4. 安全操作規(guī)程
5. 員工培訓(xùn)與績效評估
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循
內(nèi)容概述：
1. 脫硫設(shè)備的運(yùn)行與維護(hù)：涵蓋設(shè)備的日常檢查、定期保養(yǎng)、故障排查與修復(fù)，以及設(shè)備更新升級策略。
2. 脫硫工藝參數(shù)的監(jiān)控與調(diào)整：涉及工藝流程的'優(yōu)化，參數(shù)設(shè)定與監(jiān)控，以保證脫硫效果。
3. 廢棄物處理與排放控制：規(guī)定廢棄物的收集、儲存、處理方法，以及排放標(biāo)準(zhǔn)的遵守。
4. 安全操作規(guī)程：明確安全操作流程，預(yù)防事故的發(fā)生，保障員工安全。
5. 員工培訓(xùn)與績效評估：制定培訓(xùn)計(jì)劃，提升員工技能，通過績效考核激勵員工遵守制度。
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循：定期更新環(huán)保法規(guī)知識，確保企業(yè)行為符合國家和地方的環(huán)保要求。
文檔管理制度10
文檔資料管理制度及實(shí)施措施
為了確保項(xiàng)目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做好收集、整理、立卷、保管等工作，維護(hù)文件檔案的完整性和安全性，特制定了本制度及實(shí)施措施。
1.文檔資料管理制度
1.1項(xiàng)目部員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，以保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。
1.2項(xiàng)目部在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都必須齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
1.3綜合部要做好項(xiàng)目部員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，以確保資料完整。
1.4文件資料檔案的保管和查閱：
所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，以便查找，避免暴露或捆扎堆放。
文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整和安全。
項(xiàng)目部內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，必須報(bào)請項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能查閱。項(xiàng)目部所有檔案一律不允許外借。
對于項(xiàng)目部機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不得接觸。工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
2.文檔資料實(shí)施措施
2.1由項(xiàng)目部綜合部負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā)，負(fù)責(zé)編制目錄，分發(fā)清單。所有施工圖的`持有人應(yīng)對圖紙的修改、變更及時(shí)標(biāo)識。
2.2所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。
2.3文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí)，應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
2.4在發(fā)放過程中，文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。
2.5當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，編號不變。文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。
2.6文件使用人文件丟失后，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)。在補(bǔ)領(lǐng)申請時(shí)必須作出書面說明。文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號，并注明作廢。
2.7為了識別和管理在使用的有效文件及其修訂狀態(tài)，項(xiàng)目部辦公室和項(xiàng)目工程部分別負(fù)責(zé)編制管理性和技術(shù)性的《有效文件控制清單》。
2.8文件和資料更改的流程如下：
填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改理由和內(nèi)容。若涉及其他部門，需重新會審。
原則上由原審批人審批，若無法審批，則需指定授權(quán)人并提供相關(guān)背景資料。
經(jīng)審批后，填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至相關(guān)部門。
持有人根據(jù)通知單指令進(jìn)行更改，并確保正確、清晰。通知單應(yīng)附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
更改部門應(yīng)將審批件存檔備查，并記錄和標(biāo)識文件更改。
2.9作廢的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章，并在使用場合中撤出。
2.10文件和資料應(yīng)妥善保管，防止丟失和損壞。若出現(xiàn)問題，應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并批準(zhǔn)后辦理。存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。文件管理人調(diào)離崗位或存檔時(shí)，必須移交全部文件，并做好記錄。
2.11文件和資料的使用控制如下：
需要復(fù)印的，需填寫《文件和資料復(fù)印審批表》，經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，規(guī)定份數(shù)、編號，發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。
需要臨時(shí)借閱的，應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱后必須及時(shí)歸還。文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
文檔管理制度11
1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
2. 提高效率：清晰的流程和權(quán)限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。
3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內(nèi)部政策，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 知識傳承：文檔是企業(yè)知識的`重要載體，良好的管理制度有助于知識的積累和傳承。
5. 決策支持：準(zhǔn)確、及時(shí)的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。
文檔管理制度12
1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息的泄露，維護(hù)企業(yè)的信息安全。
2. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少查找和處理文件的'時(shí)間，提高員工工作效率。
3. 保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，確保企業(yè)在法律框架內(nèi)運(yùn)營，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 促進(jìn)知識傳承：有序的文檔管理有助于知識的積累和傳承，支撐企業(yè)的長期發(fā)展。
文檔管理制度13
1.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司必須領(lǐng)取衛(wèi)生許可證后方能營業(yè)，并嚴(yán)格按照衛(wèi)生許可范圍亮證經(jīng)營。
2.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司法定代表人為食品衛(wèi)生責(zé)任人,對本公司食品經(jīng)營活動過程中各環(huán)節(jié)的食品衛(wèi)生負(fù)責(zé)。
3.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司應(yīng)制定食品衛(wèi)生崗位責(zé)任制度，各崗位衛(wèi)生責(zé)任制度要上墻張貼。設(shè)立衛(wèi)生管理人,負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)衛(wèi)生制度,負(fù)責(zé)本公司的具體食品衛(wèi)生管理工作。
4.應(yīng)建立健全的食品索證衛(wèi)生審核制度。對經(jīng)營的食品來源嚴(yán)格審核，不經(jīng)營違反國家法律法規(guī)的食品。
5.建立健全的食品進(jìn)貨驗(yàn)收管理制度；建立臺帳,記錄食品進(jìn)出貨情況,對每批食品進(jìn)行嚴(yán)格檢查,防止假冒偽劣食品和不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定的食品進(jìn)入市場。
6.建立日常食品衛(wèi)生檢查制度,對每批食品的進(jìn)出和貯存過程進(jìn)行仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)腐敗變質(zhì)、超過保質(zhì)期和《食品衛(wèi)生法》禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品時(shí)應(yīng)及時(shí)處理。對己流入市場的食品應(yīng)立即追回,并向當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門報(bào)告,防止事態(tài)的擴(kuò)展。
7.經(jīng)營定型包裝食品的，所銷售的食品包裝標(biāo)識應(yīng)當(dāng)真實(shí)，符合食品標(biāo)簽標(biāo)準(zhǔn)的要求。經(jīng)營進(jìn)口食品,其外包裝應(yīng)有中文標(biāo)識。
8.切實(shí)做好食品貯存衛(wèi)生管理工作。
8.1食品倉庫實(shí)行專間專用，食品存放應(yīng)分類分區(qū)、隔墻離地存放，必須有明顯標(biāo)識標(biāo)示類別、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保存條件、進(jìn)庫時(shí)間等。食品倉庫不得存放有毒有害物品（如殺鼠殺蟲劑、洗滌消毒劑等），不得存放藥品、雜品及生活用品等物品。
8.2需冷藏的食品須存放于與其包裝標(biāo)簽標(biāo)示的.保存溫度相應(yīng)的冷庫內(nèi)，冷凍設(shè)施須正常運(yùn)轉(zhuǎn)，冷庫內(nèi)禁止生熟混放。
8.3食品庫房應(yīng)用無毒、堅(jiān)固、易清掃材料建成。庫房可分常溫庫和冷庫，冷庫又包括高溫冷庫（冷藏庫）和低溫冷庫（冷凍庫）。
8.4常溫庫應(yīng)設(shè)置防鼠、防蟲、防蠅、防潮、防霉的設(shè)施,并能正常使用; 必須設(shè)置機(jī)械通風(fēng)設(shè)施，并應(yīng)經(jīng)常開窗通風(fēng)，定期清掃，保持干燥和整潔，清庫時(shí)應(yīng)做好清潔消毒工作。
8.5冷庫應(yīng)注意保持清潔、及時(shí)除霜;冰柜和冷藏設(shè)備必須正常運(yùn)轉(zhuǎn)并標(biāo)明生、熟用途，冷藏庫、冰柜應(yīng)設(shè)外顯式溫度（指示）計(jì)并正常顯示。
8.6低溫冷庫（冷凍庫）溫度必須低于-18℃，高溫冷庫（冷藏庫）溫度必須保持在0～10℃；冷藏設(shè)備、設(shè)施不能有滴水，結(jié)霜厚度不能超過1cm。
8.7冷庫內(nèi)不可存放腐敗變質(zhì)食品和有異味食品。食品之間應(yīng)有一定空隙，直接入口食品與食品原料應(yīng)分庫冷藏。
8.8食品儲存要做到先進(jìn)先出，盡量縮短儲藏時(shí)間，定期清倉檢查，防止食品過期、變質(zhì)、霉變、生蟲，及時(shí)清理不符合衛(wèi)生要求的食品。
9.按照《中華人民共和國食品安全法》做好從業(yè)人員衛(wèi)生管理工作。
文檔管理制度14
1、范圍
本標(biāo)準(zhǔn)為那些對軟件或基于軟件的產(chǎn)品的開發(fā)負(fù)有職責(zé)的管理者提供軟件文檔的管理指南。本標(biāo)準(zhǔn)的目的在于協(xié)助管理者在他們的機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生有效的文檔。
本標(biāo)準(zhǔn)涉及策略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資源和計(jì)劃，管理者必須關(guān)注這些內(nèi)容，以便有效地管理軟件文檔。
本標(biāo)準(zhǔn)期望應(yīng)用于各種類型的軟件，從簡單的程序到復(fù)雜的軟件系統(tǒng)。并期望覆蓋各種類型的軟件文檔，作用于軟件生存期的各個階段。
不論項(xiàng)目的大小，軟件文檔管理的原則是一致的。對于小項(xiàng)目，可以不采用本標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的有關(guān)細(xì)節(jié)。管理者可剪裁這些內(nèi)容以滿足他們的特殊需要。
本標(biāo)準(zhǔn)是針對文檔編制管理而提出的，不涉及軟件文檔的內(nèi)容和編排。
2、引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效，所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
gb 8566-88 計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范
gb 8567-88 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南
gb/t 11457-1995 軟件工程術(shù)語
3、定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義，其他定義見gb/t 11457。
3.1 文檔 document
一種數(shù)據(jù)媒體和其上所記錄的數(shù)據(jù)。它具有永久性并可以由人或機(jī)器閱讀。通常僅用于描述人工可讀的內(nèi)容。例如，技術(shù)文件、設(shè)計(jì)文件、版本說明文件。
3.2 文檔（集）；文檔編制 documentation
一個或多個相關(guān)文檔的集合。
3.3 文檔計(jì)劃 documentation plan
一個描述文檔編制工作方法的管理用文檔。該計(jì)劃主要描述要編制什么類型的文檔，這些文檔的內(nèi)容是什么，何時(shí)編寫，由誰編寫，如何編寫，以及什么是影響期望結(jié)果的可用資源和外界因素。
3.4 文檔等級 level of documentation
對所需文檔的一個說明，它指出文檔的范圍、內(nèi)容、格式及質(zhì)量，可以根據(jù)項(xiàng)目、費(fèi)用、預(yù)期用途、作用范圍或其他因素選擇文檔等級。
3.5 軟件產(chǎn)品 software product
軟件開發(fā)過程的結(jié)果，并推出供用戶使用的軟件實(shí)體。
4、軟件文檔的作用
a) 管理依據(jù)；
b) 任務(wù)之間聯(lián)系的憑證；
c) 質(zhì)量保證；
d) 培訓(xùn)與參考；
e) 軟件維護(hù)支持；
f) 歷史檔案。
4.1 管理依據(jù)
在軟件開過過程中，管理者必須了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問題和預(yù)期目標(biāo)。每一階段計(jì)劃安排的定期報(bào)告提供了項(xiàng)目的可見性。定期報(bào)告還提醒各級管理者注意該部門對項(xiàng)目承擔(dān)的責(zé)任以及該部門效率的重要性。開發(fā)文檔規(guī)定若干個檢查點(diǎn)和進(jìn)度表，使管理者可以評定項(xiàng)目的進(jìn)度，如果開發(fā)文檔有遺漏，不完善，或內(nèi)容陳舊，則管理者將失去跟蹤和控制項(xiàng)目的重要依據(jù)。
4.2 任務(wù)之間聯(lián)系的憑證
大多數(shù)軟件開發(fā)項(xiàng)目通常被劃分成若干個任務(wù)，并由不同的小組去完成。學(xué)科方面的專家建立項(xiàng)目，分析員闡述系統(tǒng)需求，設(shè)計(jì)員為程序員制定總體設(shè)計(jì)，程序員編制詳細(xì)的程序代碼，質(zhì)量保證專家和審查員評價(jià)整個系統(tǒng)性能和功能的完整性，負(fù)責(zé)維護(hù)的程序員改進(jìn)各種操作或增強(qiáng)某些功能。
這些人員需要的互相聯(lián)系是通過文檔資料的復(fù)制、分發(fā)和引用而實(shí)現(xiàn)的，因而，任務(wù)之間的聯(lián)系是文檔的一個重要功能。大多數(shù)系統(tǒng)開發(fā)方法為任務(wù)的聯(lián)系規(guī)定了一些正式文檔。分析員向設(shè)計(jì)員提供正式需求規(guī)格說明，設(shè)計(jì)員向程序員提供正式設(shè)計(jì)規(guī)格說明，等等。
4.3 質(zhì)量保證
那些負(fù)責(zé)軟件質(zhì)量保證和評估系統(tǒng)性能的人員需要程序規(guī)格說明、測試和評估計(jì)劃、測試該系統(tǒng)用的各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及關(guān)于期望系統(tǒng)完成什么功能和系統(tǒng)怎樣實(shí)現(xiàn)這些功能的清晰說明；必須制訂測試計(jì)劃和測試規(guī)程，并報(bào)告測試結(jié)果；他們還必須說明和評估完全、控制、計(jì)算、檢驗(yàn)例行程序及其他控制技術(shù)。這些文檔的提供可滿足質(zhì)量保證人員和審查人員上述工作的需要。
4.4 培訓(xùn)與參考
軟件文檔的另一個功能是使系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他有關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作，以及為了達(dá)到他們的各自的目的，如何使用系統(tǒng)。
4.5 軟件維護(hù)支持
維護(hù)人員需要軟件系統(tǒng)的詳細(xì)說明以幫助他們熟悉系統(tǒng)，找出并修正錯誤，改進(jìn)系統(tǒng)以適應(yīng)用戶需求的變化或適應(yīng)系統(tǒng)環(huán)境的變化。
4.6 歷史檔案
軟件文檔可用作未來項(xiàng)目的一種資源。通常文檔記載系統(tǒng)的開發(fā)歷史，可使有關(guān)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的基本思想為以后的項(xiàng)目利用。系統(tǒng)開發(fā)人員通過審閱以前的系統(tǒng)以查明什么部分已試驗(yàn)過了，什么部分運(yùn)行得很好，什么部分因某種原因難以運(yùn)行而被排除。良好的系統(tǒng)文檔有助于把程序移植和轉(zhuǎn)移到各種新的系統(tǒng)環(huán)境中。
5、管理者的作用
管理者嚴(yán)格要求軟件開發(fā)人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資源分配和編制計(jì)劃方面給予支持。
a) 管理者對文檔工作的責(zé)任。管理者要認(rèn)識到正式或非正式文檔都是重要的，還要認(rèn)識到文檔工作必須包括文檔計(jì)劃、編寫、修改、形成、分發(fā)和維護(hù)等各個方面。
b) 管理者對文檔工作的支持。管理者應(yīng)為編寫文檔的人員提供指導(dǎo)和實(shí)際鼓勵，并使各種資源有效地用于文檔開發(fā)。
c) 管理者的主要職責(zé)：
1） 建立編制、登記、出版系統(tǒng)文檔和軟件文檔的各種策略；
2） 把文檔計(jì)劃作為整個開發(fā)工作的一個組成部分；
3） 建立確定文檔質(zhì)量、測試質(zhì)量和評審質(zhì)量的各種方法的規(guī)程；
4） 為文檔的各個方面 確定和準(zhǔn)備各種標(biāo)準(zhǔn)和指南；
5） 積極支持文檔工作以形成在開發(fā)工作中自覺編制文檔的團(tuán)隊(duì)風(fēng)氣；
6） 不斷檢查已建立起來的過程，以保證符合策略和各種規(guī)程并遵守有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指南。
通常，項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目開發(fā)前應(yīng)決定如下事項(xiàng)：
要求哪些類型的文檔；
提供多少種文檔；
文檔包含的內(nèi)容；
達(dá)到何種級別的質(zhì)量水平；
何時(shí)產(chǎn)生何種文檔；
如何保存、維護(hù)文檔以及如何進(jìn)行通信。
如果一個軟件合同是有效的，應(yīng)要求文檔滿足所接受的標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定所提供的文檔類型、每種文檔的質(zhì)量水平以及評審和通過的規(guī)程。
6、制訂文檔編制策略
文檔策略是由上級（資深）管理者新任務(wù)并支持的，對下級開發(fā)單位或開發(fā)人員提供指導(dǎo)。策略規(guī)定主要的方向不是做什么或如何做的詳細(xì)說明。
一般說來，文檔編制策略陳述要明確，并通告到每個人且理解它，進(jìn)而使策略被他們貫徹實(shí)施。
支持有效文檔策略的'基本條件：
a) 文檔需要覆蓋整個軟件生存期
在項(xiàng)目早期幾個階段就要求有文檔，而且在貫穿軟件開發(fā)過程中必須是可用的和可維護(hù)的。在開發(fā)完成后，文檔應(yīng)滿足軟件的使用、維護(hù)、增強(qiáng)、轉(zhuǎn)換或傳輸。
b) 文檔應(yīng)是可管理的
指導(dǎo)和控制文檔的獲得維護(hù)，管理者和發(fā)行專家應(yīng)準(zhǔn)備文檔產(chǎn)品、進(jìn)度、可靠性、資源，質(zhì)量保證和評審規(guī)程的詳細(xì)計(jì)劃大綱。
c) 文檔應(yīng)適合于它的讀者
讀者可能是管理者、分析員、無計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員、維護(hù)人員、文書人員等。根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行，他們要求不同的材料表示和不同的詳細(xì)程度。針對不同的讀者，發(fā)行專家應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)不同類型的文檔。
d) 文檔效應(yīng)應(yīng)貫穿到軟件的整個開發(fā)過程中
在軟件開發(fā)的整個過程中，應(yīng)充分體現(xiàn)文檔的作用和限制，即文檔應(yīng)指導(dǎo)全部開發(fā)過程。
e) 文檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)被標(biāo)識和使用
應(yīng)盡可能地采納現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)，若沒有合適的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)應(yīng)研制適用的標(biāo)準(zhǔn)或指南。
f) 應(yīng)規(guī)定支持工具
工具有助于開發(fā)和維護(hù)軟件產(chǎn)品，包括文檔。因此盡可能地使用工具是經(jīng)濟(jì)的、可行的。
附錄a中的檢查表為制定策略條款或評估現(xiàn)有策略條款的有效性和完整性提供幫助。
7、制訂文檔編制標(biāo)準(zhǔn)和指南
在一個機(jī)構(gòu)內(nèi)部，應(yīng)采用一些標(biāo)準(zhǔn)和指南：
——軟件生存期模型；
——文檔類型和相互關(guān)系；
——文檔質(zhì)量。
這些標(biāo)準(zhǔn)和指南決定如何實(shí)現(xiàn)文檔任務(wù)，將提供一些準(zhǔn)則以評價(jià)機(jī)構(gòu)內(nèi)所產(chǎn)生的軟件文檔的完整性、可用性和適合性。
盡可能地采用現(xiàn)行的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)，若現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)不適用，機(jī)構(gòu)應(yīng)制訂自己的標(biāo)準(zhǔn)。
7.1 選擇軟件生存期模型
現(xiàn)有的一些軟件生存期模型，對于不同的階段有不同的詞匯，從軟件文檔的觀點(diǎn)來看，采用哪種模型都無關(guān)緊要，只要階段和相應(yīng)的文檔是清晰定義的、已計(jì)劃的，并且對于任何具體軟件項(xiàng)目是能遵循的。因此，管理者應(yīng)選擇一個軟件生存期模型并保證該模型在他們機(jī)構(gòu)內(nèi)是適用的。
管理者將會發(fā)現(xiàn)所進(jìn)行的階段和相應(yīng)任務(wù)的定義有助于監(jiān)控軟件項(xiàng)目的進(jìn)展。相應(yīng)于特定階段生成的文檔可用作該階段的評審、通過和完成的檢驗(yàn)點(diǎn)，而這種檢驗(yàn)應(yīng)在下一階段開始前進(jìn)行。
7.2 規(guī)定文檔類型和內(nèi)容
下面給出軟件文檔主要類型的大綱，這個大綱不是詳盡的或最后的，但適合作為主要類型軟件文檔的檢驗(yàn)表。而管理者應(yīng)規(guī)定何時(shí)定義他們的標(biāo)準(zhǔn)文檔類型。
軟件文檔歸入如下三種類別：
a) 開發(fā)文檔——描述開發(fā)過程本身；
b) 產(chǎn)品文檔——描述開發(fā)過程的產(chǎn)物；
c) 管理文檔——記錄項(xiàng)目管理的信息。
7.2.1 開發(fā)文檔
開發(fā)文檔是描述軟件開發(fā)過程，包括軟件需求、軟件設(shè)計(jì)、軟件測試、保證軟件質(zhì)量的一類文檔，開發(fā)文檔也包括軟件的詳細(xì)技術(shù)描述（程序邏輯、程序間相互關(guān)系、數(shù)據(jù)格式和存儲等）。
開發(fā)文檔起到如下五種作用：
a) 它們是軟件開發(fā)過程中包含的所有階段之間的通信工具，它們記錄生成軟件需求、設(shè)計(jì)、編碼和測試的詳細(xì)規(guī)定和說明；
b) 它們描述開發(fā)小組的職責(zé)。通過規(guī)定軟件、主題事項(xiàng)、文檔編制、質(zhì)量保證人員以及包含在開發(fā)過程中任何其他事項(xiàng)的角色來定義做直截了當(dāng)、如何做和何時(shí)做；
c) 它們用作檢驗(yàn)點(diǎn)而允許管理者評定開發(fā)進(jìn)度。如果開發(fā)文檔丟失、不完整或過時(shí)，管理者將失去跟蹤和控制軟件項(xiàng)目的一個重要工具；
d) 它們形成了維護(hù)人員所要求的基本的軟件支持文檔。而這些支持文檔可作為產(chǎn)品文檔的一部分；
e) 它們記錄軟件開發(fā)的歷史。
基本的開發(fā)文檔是：
——可行性研究和項(xiàng)目任務(wù)書；
——需求規(guī)格說明；
——功能規(guī)格說明；
——設(shè)計(jì)規(guī)格說明，包括程序和數(shù)據(jù)規(guī)格說明；
——開發(fā)計(jì)劃；
——軟件集成和測試計(jì)劃；
——質(zhì)量保證計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度；
安全和測試信息。
7.2.2 產(chǎn)品文檔
產(chǎn)品文檔規(guī)定關(guān)于軟件產(chǎn)品的使用、維護(hù)、增強(qiáng)、轉(zhuǎn)換和傳輸?shù)男畔ⅰ?/p>
產(chǎn)品的文檔起到如下三種作用：
a) 為使用和運(yùn)行軟件產(chǎn)品的任何人規(guī)定培訓(xùn)和參考信息；
b) 使得那些未參加開發(fā)本軟件的程序員維護(hù)它；
c) 促進(jìn)軟件產(chǎn)品的市場流通或提高可接受性。
產(chǎn)品文檔用于下列類型的讀者：
——用戶 ——他們利用軟件輸入數(shù)據(jù)、檢索信息和解決問題；
文檔管理制度15
技術(shù)保密管理制度
第1章 總則
第1條 為加強(qiáng)對設(shè)計(jì)過程所用“電子繪圖”、“規(guī)劃報(bào)告書”、“投標(biāo)書”等涉密圖紙和文件以及公司“核心知識產(chǎn)權(quán)”及其相關(guān)內(nèi)容在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全，保護(hù)公司核心秘密，促進(jìn)公司設(shè)計(jì)和信息化的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》及有關(guān)保密工作規(guī)定等規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本制度。
第2條 適用范圍
1.本制度適用于公司所有員工;
2.公司所有人員，包括設(shè)計(jì)人員、技術(shù)管理人員、行政管理人員、后勤服務(wù)人員等(以下簡稱“工作人員"）,都有保守公司商業(yè)秘密的義務(wù)。
第2章 保密范圍
第3條 公司秘密是指：
1、設(shè)計(jì)過程涉密的圖紙及文件（如電子圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)類報(bào)告）;
2、不為公眾所知曉、能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性且由公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。
第4條 公司秘密包括但不限于以下事項(xiàng)。
1、公司生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項(xiàng)；
2、公司就經(jīng)營管理作出的重大決策中的秘密事項(xiàng)；
3、公司生產(chǎn)、科研、科技交流中的秘密事項(xiàng)；
4、公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項(xiàng)以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的事項(xiàng);
5、維護(hù)公司安全和追查侵犯公司利益的經(jīng)濟(jì)犯罪中的秘密事項(xiàng)；
6、其他秘密事項(xiàng)。
第3章 密級分類
第5條 公司秘密分為三類：絕密、機(jī)密和秘密。
第6條 絕密是指與公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容.
1、公司設(shè)計(jì)類工程項(xiàng)目資料、投標(biāo)資料；
2、按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級別的各種檔案;
3、公司重要會議紀(jì)要。
第7條 機(jī)密是指與本公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會使公司安全、利益或者生存遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng),主要包括以下內(nèi)容。
1、公司核心技術(shù)涉及的設(shè)計(jì)圖紙和相關(guān)資料；
2、尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況、公司對管理人員的考評材料；
3、公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，電腦開啟密碼,重要磁盤等電子媒介的內(nèi)容及其存放位置；
4、公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議文書；
5、按《檔案法》規(guī)定屬于機(jī)密級別的各種檔案；
6、獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應(yīng)對策；
7、外事活動中內(nèi)部掌握的原則和政策。
第8條 秘密是指與本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關(guān)系,一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受損害的事項(xiàng),主要包括以下內(nèi)容。
1、公司高管的家庭住址及外出活動去向；
2、經(jīng)營企劃方案;
3、公司有關(guān)部門所調(diào)查的事故和違法違紀(jì)事件及責(zé)任人情況和載體；
4、公司大事記；
5、設(shè)計(jì)圖紙、各類技術(shù)文件等；
6、按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級別的各種檔案；
7、各種檢查表格和檢查結(jié)果。
第4章 保密措施
第9條 各密級知曉范圍
1、絕密級 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員；
2、機(jī)密級 部長級別以上管理人員以及與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員;
3、秘密級 主任級別以上管理人員以及與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員.
第10條 公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。
第11條 公司董事長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)保密的全面工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作負(fù)責(zé)人，各部門視本部門業(yè)務(wù)情況設(shè)立兼職保密員。
第12條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應(yīng)先由總經(jīng)理（必要時(shí)董事長)批準(zhǔn)。
第13條 嚴(yán)禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng),不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司秘密。
第14條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告公司行政部,行政部應(yīng)立即做出相應(yīng)處理。
第15條 公司董事長、總經(jīng)理及各機(jī)要部門必須嚴(yán)格保管鑰匙，非本部人員得到獲準(zhǔn)后方可進(jìn)入，離開時(shí)要落鎖。
第16條 文檔人員、保密人員出現(xiàn)工作變動時(shí)應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，并由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
第17條 司機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話應(yīng)嚴(yán)格保密。
第5章 保密環(huán)節(jié)控制
第18條 計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
1、機(jī)房為設(shè)備重地,無關(guān)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入;
2、對重要信息應(yīng)有異地備份措施和保密措施；
3、應(yīng)有計(jì)算機(jī)病毒和有害數(shù)據(jù)防治措施；
4、應(yīng)有網(wǎng)絡(luò)攻擊防范和追蹤措施；
5、必要時(shí)對涉密電子文檔應(yīng)采取單機(jī)專用或購置功能軟件，從技術(shù)上防止設(shè)計(jì)圖、核心技術(shù)及圖紙報(bào)告等被下載和拷貝。
第19條 文件打印
1、文件送打印時(shí)，應(yīng)由原稿提供部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)審查是否涉密，文件如有涉密內(nèi)容,應(yīng)在文相關(guān)記錄記錄涉及人員姓名，同時(shí)確定保密級別，需要發(fā)放的涉密文件應(yīng)有文件編號、發(fā)放范圍和打印份數(shù)；
2、打印部門要做好登記，打印、校對人員的.姓名應(yīng)反映在發(fā)文單中；
3、打印完畢,所有紙質(zhì)文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤的電子文檔應(yīng)消除或加密保存.
第20條 涉密文件發(fā)送和E—mail使用
1、文件打印完畢，由文件印制部門專門人員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并作登記，不得轉(zhuǎn)交無關(guān)人員；
2、發(fā)文部門下發(fā)文件時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文記錄；
3、保密文件應(yīng)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收，不得交給其他人員;
4、對于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失；
5、發(fā)送保密文件時(shí)應(yīng)由專人負(fù)責(zé),嚴(yán)禁讓非規(guī)定人員或試用期員工發(fā)送保密文件；
6、公司禁止員工未經(jīng)允許在E-mail個人郵箱傳遞涉密文件和信息；
7、如公司使用保密軟件,應(yīng)在軟件功能加入涉密文件和信息外泄技術(shù)閉鎖.
第21條 涉密文件復(fù)印
1.原則上保密文件不得復(fù)印,如遇特殊情況需由主管報(bào)公司總經(jīng)理（或公司董事長）批準(zhǔn)方可執(zhí)行；
2.文件復(fù)印應(yīng)做好登記；
3.復(fù)印件只能交給部門主管或其指定人員，不得交給其他人員；
4.復(fù)印廢棄件應(yīng)即時(shí)銷毀。
第22條 文件借閱
借閱保密文件時(shí)必須經(jīng)借閱方和提供方領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，提供方負(fù)責(zé)登記，借閱人員不得摘抄、復(fù)印或向無關(guān)人員透露，確需摘抄、復(fù)印時(shí)，要由提供方領(lǐng)導(dǎo)許可并簽字注明.
第23條 傳真件
1.傳遞保密文件時(shí)，不得通過未經(jīng)允許的傳真機(jī)傳遞；
2.收發(fā)涉密傳真件時(shí)應(yīng)做好登記；
3.保密傳真件的收件人只能為部門主管負(fù)責(zé)人或其指定人員。
第24條 錄音、錄像
1.錄音、錄像應(yīng)由指定部門整理并確定保密級別；
2.保密錄音、錄像材料由行政部負(fù)責(zé)存檔管理。
第25條 檔案
1.檔案室為涉密文件保管重地,無關(guān)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入；
2.借閱文件時(shí)應(yīng)填寫“申請借閱單”,并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；
3.秘密文件僅限下發(fā)范圍內(nèi)人員借閱，如遇特殊情況需由行政部批準(zhǔn)借閱;
4.秘密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開,按等級、期限加強(qiáng)保護(hù);
5.檔案銷毀應(yīng)經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷，要保證兩人以上參加，并做好登記；
6.不得將檔案材料借給無關(guān)人員查閱；
7.秘密檔案不得復(fù)印、摘抄,如遇特殊情況需由主管報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
第26條 保密部門管理
1.與保密材料相關(guān)的部門均為保密部門，如董事長、管理層、總工辦、經(jīng)營拓展部、行政部、財(cái)務(wù)部等；
2.有關(guān)部門需指定兼職保密員,從而加強(qiáng)保密工作;
3.保密部門應(yīng)做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。
第27條 會議
1.所有重要會議均由行政部協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作；
2.應(yīng)嚴(yán)格控制涉密會議參會人員，無關(guān)人員不應(yīng)參加；
3.承辦涉密會議時(shí)會務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會人員簽到及材料發(fā)放登記工作；
4.保衛(wèi)人員應(yīng)認(rèn)真鑒別到會人員，無關(guān)人員不得入內(nèi)；
5.會議錄音、攝像人員由行政部指定。
第28條 保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議
1.公司要按照有關(guān)法律規(guī)定，與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議(或在其他協(xié)議中含競業(yè)限制條款);
2.保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議一經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章,即發(fā)生法律效力，任何一方違反協(xié)議，另一方都可以依法向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法公司提起訴訟。
第29條 員工離職規(guī)定
1.員工離開公司時(shí)，必須將有關(guān)本公司技術(shù)信息和經(jīng)營信息的全部資料（如可研報(bào)告、圖紙、數(shù)據(jù)資料、電子文檔等)交回本公司.
2.員工離開公司時(shí)，公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務(wù)和競業(yè)限制義務(wù)，并可以向其新任職的單位通報(bào)該員工在原單位所承擔(dān)的保密義務(wù)和競業(yè)限制義務(wù)。
3.員工離開公司后，如果利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的商業(yè)秘密、核心技術(shù),并在此基礎(chǔ)上作出新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新，有權(quán)就新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新予以實(shí)施或者使用,但在實(shí)施或者使用時(shí)利用了公司所擁有的且本人負(fù)有保密義務(wù)的商業(yè)秘密、核心技術(shù)時(shí),應(yīng)當(dāng)征得本公司的同意，并支付一定的使用費(fèi)。
4.未征得公司同意或者無證據(jù)證明有關(guān)技術(shù)內(nèi)容為自行開發(fā)的新的技術(shù)成果或技術(shù)創(chuàng)新的，有關(guān)人員和用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
第6章 違紀(jì)處理
第30條 公司對違反本制度的員工,可視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。情節(jié)特別嚴(yán)重的，公司將依法追究其刑事責(zé)任。對于泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果者,公司將給予警告處分，處以 100 元至 500 元的罰款。
第31條 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反本制度者，公司將視情節(jié)給予開除處理，并處以 500 元以上的罰款。
第32條 泄露公司秘密造成嚴(yán)重后果者,公司將給予開除外理，并處以 5000 元以上的罰款，必要時(shí)依法追究其法律責(zé)任。
第7章 附則
第33條 本制度由行政部負(fù)責(zé)制定，公司討論通過后報(bào)董事長批準(zhǔn)執(zhí)行。
第34條 本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)行。
第35條 本規(guī)定未盡事宜,按國家相關(guān)法律規(guī)定辦理。
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