職場電子郵件禮儀

據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天都傳送的電子郵件數(shù)百億封，但是這數(shù)百億封有 一半是垃圾郵件或者無效郵件。電子郵件的禮儀與水平不僅代表一個(gè)人的專業(yè)能力、溝通能力更顯示出一個(gè)為人處事的態(tài)度。一封措辭規(guī)范，內(nèi)容清晰的郵件，是促 進(jìn)雙方交流的便利橋梁。因此，作為職場人士，必須熟練掌握書寫電子郵件的各種技巧與禮儀。另外私人電子郵件和職場電子郵件有很大的差別，職場電子郵件禮儀 與私人郵件相比有更大的規(guī)范性。

主題

主題是接受者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用表意明確的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

空白主題是最失禮的行為�？瞻字黝}不利于收件人判斷郵件內(nèi)容。主題要簡短，不宜冗長。

主題要能真正地反映郵件的主要內(nèi)容和重點(diǎn)，切忌使用含義不清的主題，如“王先生收”。

主題中要適當(dāng)使用大寫字母和特殊字符，以引起收件人的注意，但應(yīng)當(dāng)適度，特別是不要隨便使用“緊急”之類的字眼。

關(guān)于稱呼和問候

郵件的開頭要稱呼收件人。這樣既顯得禮貌，同時(shí)也明確提醒收件人此郵件是面向他的，要求他給出必要的回應(yīng)。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按照職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理“，如果不清楚職務(wù)，應(yīng)當(dāng)稱“X先生”或者“X小姐”稱呼，但是要把性別弄清楚。向同級(jí)別的同事，或者年齡比自己大的，或者職務(wù)比自己高的對(duì)象稱“小X”是非常失禮的行為。

開頭、結(jié)尾

最簡單的郵件開頭是“HI”，中文郵件用“你好”或者“您好”，英文郵件結(jié)尾常用的是“Best Regards”，中文的郵件用“祝您順利”之類的祝詞就可以了。

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)有簽名，這樣對(duì)方可以清楚知道發(fā)件人的信息。簽名包括部門、姓名、職務(wù)、時(shí)間等。

正文

正要行文要做到通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰地表達(dá)你的意思。另外內(nèi)容要根據(jù)對(duì)方與自己的關(guān)系遠(yuǎn)近、等級(jí)關(guān)系、性格特點(diǎn)，采取不同的語氣，以免引起對(duì)方不舒服的感覺。郵件表達(dá)對(duì)他人的尊重，“請(qǐng)”，“謝謝”之類的詞語要在郵件中經(jīng)常出現(xiàn)。

附件

如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查收附件。附件的名稱要用有意義的名稱，不要隨意用字母或者數(shù)字代替。正文中還應(yīng)該對(duì)附件類容做一個(gè)簡要的說明。

發(fā)郵件

要區(qū)分“TO收件人”，“CC抄送”的區(qū)別。“TO”的對(duì)象是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)這封郵件給予回復(fù)。而”CC抄送“的對(duì)象則是只是需要知道這回事，“CC抄送”的對(duì)象沒有義務(wù)對(duì)郵件給予回復(fù)。如果“CC”對(duì)象有建議，當(dāng)然可以回郵件。

“TO”“CC”中的收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列或按職位等級(jí)從高到低。設(shè)當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提高你的專業(yè)形象。

郵件的回復(fù)

郵件的回復(fù)做到及時(shí)，理想的回復(fù)是2小時(shí)之內(nèi)，如果事情復(fù)雜你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)回復(fù)說：收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果會(huì)及時(shí)回復(fù)。另外回復(fù)中你要明白，對(duì)方發(fā)送給你郵件中的抄送人同樣可以接收到你的回復(fù)，因此有必要對(duì)接受對(duì)象進(jìn)行確認(rèn)。

郵件的轉(zhuǎn)發(fā)

郵件的轉(zhuǎn)發(fā)，首先要確保收件人需要此郵件。另外轉(zhuǎn)發(fā)中，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，做到簡潔明了，以突出關(guān)鍵信息。不要把回復(fù)了幾十次的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給他人，讓他人摸不著頭腦 。

主動(dòng)控制郵件的往來

為了避免垃圾郵件的出現(xiàn)，給大家造成時(shí)間的浪費(fèi)。因此控制郵件的往來非常重要。因此發(fā)送郵件要避免以下幾種情況。

選擇接受對(duì)象要慎重。避免那些為了嫌麻煩，對(duì)通訊錄一并選擇，隨意群發(fā)的事情發(fā)生。接受對(duì)象是有必要了解此郵件并需要回復(fù)的同事，對(duì)僅僅需要了解內(nèi)容的抄送就可以了。對(duì)于可發(fā)可不發(fā)的郵件盡量做到不發(fā)。

避免越級(jí)發(fā)送郵件。郵件內(nèi)容無非包括下達(dá)命令、報(bào)告工作、聯(lián)絡(luò)溝通等內(nèi)容，報(bào)告工作一般原則發(fā)送到自己的直接上司。那些越級(jí)發(fā)送不但不合符自己的職責(zé)權(quán)限，同時(shí)大量的郵件也給高層領(lǐng)導(dǎo)閱讀郵件帶來不方便。

范文

TO: 彭部長

CC： 汪部長

主題：關(guān)于稿費(fèi)事宜

附件：第九期《知音之刊》稿費(fèi)

正文：

彭部長，您好：

目前第九期《知音之刊》已經(jīng)發(fā)行，關(guān)于作者稿費(fèi)的名單和金額在附件中，敬請(qǐng)查收。

祝您工作愉快

深圳知音行政人事部 霍黎威

2010年5月10日

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