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      物業(yè)工程檔案管理制度

      時(shí)間:2024-02-12 07:21:06 制度 我要投稿
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      物業(yè)工程檔案管理制度

        在快速變化和不斷變革的今天,越來越多地方需要用到制度,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧,以下是小編幫大家整理的物業(yè)工程檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

      物業(yè)工程檔案管理制度

        一、物業(yè)管理企業(yè)檔案管理規(guī)定:

        1.企業(yè)各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理企業(yè)主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文獻(xiàn)存檔、注記工作。

        2.有關(guān)物業(yè)管理企業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)匯報(bào)、員工人事資料等檔案規(guī)定集中存檔,文獻(xiàn)柜規(guī)定上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

        3.物業(yè)管理企業(yè)檔案資料必須按企業(yè)規(guī)定規(guī)定存檔,做到圖有袋、文有夾,匯報(bào)類文獻(xiàn)編目錄索引,檔案類文獻(xiàn)有存檔文獻(xiàn)清單及編號目錄。

        4.物業(yè)管理企業(yè)檔案目錄及存檔文獻(xiàn)清單每季度上報(bào)企業(yè)立案。

        5.物業(yè)管理企業(yè)檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向企業(yè)或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

        6.物業(yè)管理企業(yè)檔案平常需常常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件寄存在檔案中不得隨意使用。

        7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

        8.企業(yè)將定期巡查上述規(guī)定所提及之規(guī)定貫徹狀況,對不符規(guī)定的保管負(fù)責(zé)人將作合適處分。

        9.物業(yè)管理企業(yè)檔案資料因保管不妥而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理企業(yè)有重大影響及損害物業(yè)管理企業(yè)企業(yè)利益的,企業(yè)將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

        二、物業(yè)管理企業(yè)管理保密規(guī)定:

        1.在工作范圍獲有關(guān)的企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)絡(luò) 、購/租合約及金額、尤其條款、物業(yè)管理企業(yè)及企業(yè)內(nèi)部狀況、業(yè)主及顧客個(gè)人狀況等均屬工作保密范圍。

        2.業(yè)主、顧客及員工資料統(tǒng)一寄存在辦公室文獻(xiàn)柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理企業(yè)主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可嚴(yán)禁查閱。

        3.物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)管理處文獻(xiàn)柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

        4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)絡(luò) 、員工個(gè)人聯(lián)絡(luò) 、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

        5.企業(yè)制定的各類物業(yè)管理企業(yè)規(guī)章制度及工作指導(dǎo),由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級他人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指導(dǎo)員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

        6.公布的各類告知通告,應(yīng)限定期效,過時(shí)收回。

        7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識,積極為企業(yè)及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向企業(yè)匯報(bào)。

        8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不妥,致使企業(yè)、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,企業(yè)將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重懲罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的所有法律責(zé)任。

        三.物業(yè)管理企業(yè)檔案資料:

        1、物業(yè)管理企業(yè)驗(yàn)收檔案:

        1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

        2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文獻(xiàn);

        3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

        4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理企業(yè));

        5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理企業(yè));

        6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理企業(yè));

        2、物業(yè)管理企業(yè)二次裝修檔案:

        1)顧客單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

        2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

        3、業(yè)戶資料:

        1)入伙狀況記錄;

        2)業(yè)主(租戶)狀況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)絡(luò)人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

        4、物業(yè)管理企業(yè)管理文本匯編:

        1)管理協(xié)議、管理公約、顧客手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

        2)物業(yè)管理企業(yè)各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

        3)物業(yè)管理企業(yè)各項(xiàng)管理分包合約;

        5、物業(yè)管理企業(yè)設(shè)備維修保養(yǎng)類:

        1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

        2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及平常巡檢維修記錄;

        3)重要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

        4)物業(yè)管理處有顧客維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;

        6、物業(yè)管理企業(yè)設(shè)施設(shè)備檢測類:

        1)變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報(bào)記錄;

        2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢匯報(bào);

        3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測匯報(bào),清洗工

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