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      印章管理制度

      時(shí)間:2023-08-27 07:52:48 制度 我要投稿

      (通用)印章管理制度

        在學(xué)習(xí)、工作、生活中,很多場(chǎng)合都離不了制度,制度就是在人類社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?下面是小編為大家整理的印章管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

      (通用)印章管理制度

      印章管理制度1

        1.總則

        1.1目的為加強(qiáng)公司印章管理,規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用,以及停用和作廢,特制定本制度。

        1.2公司印章的定義本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上,需以公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。

        2.公司印章的種類

        2.1公司公章公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊(cè)登記后,在所在地公安部門登記備案,對(duì)外有法人效用的公司正式印章。公司公章名稱為“XX市中興通訊股X公司”,圖形為含五星的圓形。

        2.2公司業(yè)務(wù)專用章代表和行使某項(xiàng)專業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章,包含人事章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、報(bào)關(guān)專用章等。

        2.3公司鋼印用鋼材制作,加蓋于各種證件,等同于公司正式印章。

        2.4法人章刻有公司董事長(zhǎng)名字有法人效應(yīng)的法人專用章。

        2.5總裁或總經(jīng)理章刻有公司總裁名字的印章。

        2.6事業(yè)部章刻有公司各事業(yè)部名稱,含五星圖案的圓形印章,事業(yè)部章不具備法人效力。

        2.7總裁辦、中心、部門、各事業(yè)部辦公室方形章刻有總裁辦、中心名稱、部門名稱、各事業(yè)部辦公室名稱,只對(duì)內(nèi)使用的方形章。

        2.8其它專用章因工作需要代表公司對(duì)外行使某項(xiàng)專業(yè)權(quán)力的圓形印章,包含法律辦公室章、基建辦公室章、培訓(xùn)中心章、工程部章、標(biāo)準(zhǔn)化專用章。增刻此類印章的申請(qǐng)必須在申請(qǐng)時(shí)列明印章使用管理規(guī)定并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

        2.9戳記帶有標(biāo)識(shí)性的印章,常加蓋在顯要位置上,起提示作用。如“急”、“秘密”、“絕密”等字樣。

        3.公司印章的申請(qǐng)與刻制、廢止

        3.1申請(qǐng)必要的業(yè)務(wù)用章:支出合同、銷售合同、財(cái)務(wù)、人事用章可以書面形式向總裁辦行政部提交“刻制印章申請(qǐng)表”。(附件二)申請(qǐng)表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)與主管三層領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其他印章申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格控制。

        3.2刻制公司印章的刻制由總裁辦行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)?讨茦(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

        3.3散失、損毀、被盜公司印章在受到散失、損毀、被盜的情況時(shí),各管理者應(yīng)迅速向行政部遞交說明原因的報(bào)告書,報(bào)告書須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總裁辦、中心一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)。行政部根據(jù)情況依本制度辦理改制。

        3.4廢止由于機(jī)構(gòu)變更或其他原因廢止的印章,由使用部門及時(shí)將印章交行政部處理。除特別需要,由行政部將廢止印章保存三年,然后在征得原使用者的意見后再行處理。

        4.新制印章的登記

        印鑒檔案申請(qǐng)刻制好的印章應(yīng)在行政部進(jìn)行登記。行政部應(yīng)將每個(gè)印章登入“印章登記卡”(附件三)內(nèi),建立公司印鑒檔案,并將此檔案永久保存。

        5.管理

        5.1公司印章由總裁辦行政部歸口管理。其主要職責(zé)包含:根據(jù)公司需要,確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量;組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷毀;管理公司印鑒檔案;管理公司公章、負(fù)責(zé)公司公章用印;制定公司印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。

        5.2公司有關(guān)職能單位對(duì)所分工管理的法人章、公司鋼印、公司業(yè)務(wù)專用章負(fù)管理的責(zé)任,承擔(dān)用印的后果。

        法人章主要用于公司法人代表授權(quán)證書;人事勞動(dòng)合同;招標(biāo)書和投標(biāo)書。法人章的用印由總裁辦法律部負(fù)責(zé)管理,用印時(shí)須與公司公章同時(shí)使用。

        公司鋼印主要用于公司正式員工工作卡,由總裁辦法律部護(hù)衛(wèi)隊(duì)按人事中心提供的轉(zhuǎn)正人員名單執(zhí)行用印。

        人事章由人事中心主任按公司人事管理的有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)管理。

        財(cái)務(wù)專用章(含公司財(cái)務(wù)專用章、公司工會(huì)委員會(huì)財(cái)務(wù)專用章、公司物業(yè)部財(cái)務(wù)專用章、公司食堂財(cái)務(wù)專用章和法人章各一枚),由財(cái)務(wù)中心綜合部按公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定使用。

        合同專用章由質(zhì)企中心計(jì)劃部、總裁辦招標(biāo)部及各產(chǎn)品事業(yè)部計(jì)劃部分別保管使用,合同專用章的管理由以上各部門按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行。

        報(bào)關(guān)專用章由康訊公司進(jìn)口部保管使用,主要用于原材料及設(shè)備的進(jìn)口報(bào)關(guān)。

        5.3各事業(yè)部章,即各事業(yè)部的圓形印章,由各事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)管理。

        5.4總裁辦、中心、各事業(yè)部辦公室及其所屬各部負(fù)責(zé)本單位方形印章的管理。原則上本款所列印章只能對(duì)內(nèi)使用,不具備對(duì)外效力。

        5.5其它專用章的'管理由有關(guān)部門按申請(qǐng)時(shí)批準(zhǔn)的使用管理規(guī)定及在公司印鑒檔案中登記的使用范圍(參見附件一)執(zhí)行并負(fù)直接責(zé)任。

        5.6公司公章用印應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行用印審批和登記手續(xù),填寫“用印審批單(附件四)”。用印申請(qǐng)單位應(yīng)根據(jù)用印的性質(zhì)、重要性以及用印后果由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及國(guó)際業(yè)務(wù)、一定數(shù)量貨幣支付,以及對(duì)公司的名譽(yù)和經(jīng)濟(jì)利益產(chǎn)生影響的用印必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,特殊情況可由總裁辦、中心主任一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,凡部門級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字的必須有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)書,否則行政部有權(quán)拒絕用印,產(chǎn)生的后果由用印申請(qǐng)單位自負(fù);一般性用印可由部門領(lǐng)導(dǎo)審批;常規(guī)大批量用印(如人事部門的勞動(dòng)合同用印)可視情況由用印申請(qǐng)單位經(jīng)辦人直接填寫“公司公章用印登記表”即可用印。用印申請(qǐng)單位對(duì)所選印種負(fù)責(zé),行政部有權(quán)對(duì)用印申請(qǐng)單位所選印種明確提出質(zhì)詢。公司公章的保管人施印時(shí)必須認(rèn)真核對(duì)“用印審批單”與“公司公章用印登記表”上的內(nèi)容是否一致,嚴(yán)格把關(guān)。

        5.7“公司公章用印登記表”(附表四)必須由用印申請(qǐng)單位經(jīng)辦人依照所附填表說明,認(rèn)真、清楚、詳細(xì)的填寫。

        5.8公司業(yè)務(wù)合同的用印,不允許使用公司公章,須由相關(guān)職能部門按規(guī)定程序使用合同專用章。

        5.9需要使用公司公章的專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)方面的用印,須由相關(guān)部門協(xié)同行政部進(jìn)行管理。

        5.10公司印章設(shè)專人保管,原則上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人應(yīng)堅(jiān)持原則,工作細(xì)致,作風(fēng)正派,嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度,不得用掌管印章的權(quán)力為自身謀私利;對(duì)不合手續(xù)或不合法的用印,以及不正當(dāng)?shù)挠糜∮袡?quán)拒絕。公司印章的使用必須登記記錄。

        行政部部長(zhǎng)對(duì)公司各部的用章有監(jiān)督權(quán),應(yīng)定期對(duì)印章管理使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

        5.11公司印章的使用限在公司辦公室內(nèi),不能將印章攜帶出辦公室以外使用。

        5.12公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具的,必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn),行政部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來(lái)必須向公司原開具處匯報(bào)登記其介紹信的用途,未使用的必須交回。

        6.使用范圍

        總裁辦行政部在印章發(fā)放時(shí),應(yīng)書面確認(rèn)該印章的使用范圍,建立公司分類印章使用范圍表(格式附后,見附件六)。

        7.罰則

        7.1嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章,否則無(wú)論用于何種目的,都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。

        7.2違反印章刻制、保管、使用規(guī)定,視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任,觸犯刑律者,提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)依法追究法律責(zé)任。

        8.本制度自發(fā)布之日起施行,由總裁辦行政部解釋并修改。

        9.附件

        9.1《其它專用章的使用范圍表》

        9.2《刻制印章申請(qǐng)表》

        9.3《印章登記卡》

        9.4《用印審批單》

        9.5《公司公章用印登記表》

        9.6《印章使用范圍表》

      印章管理制度2

        1總則

        1.1目的

        1.1.1為加強(qiáng)公司印章管理,規(guī)范印章的保管和使用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

        1.2印章種類及使用范圍

        1.2.1公司公章:以公司名義行文時(shí);應(yīng)稅務(wù)、工商、海關(guān)等國(guó)家強(qiáng)制機(jī)關(guān)的要求以公司名義填報(bào)表格或辦理有關(guān)手續(xù)時(shí)。

        1.2.2部門章:按質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、銀行、稅務(wù)等有權(quán)機(jī)構(gòu)要求在辦理相關(guān)手續(xù)需加蓋相關(guān)部門印章時(shí);公司內(nèi)部各部門之間聯(lián)系時(shí)。

        1.2.3合同章:以公司名義簽定合同、協(xié)議時(shí)。

        1.2.4其他印章(如法人章、職章、簽字章、各類專用章等):權(quán)力機(jī)關(guān)的表格文書等有相應(yīng)要求時(shí)。

        2印章保管與職責(zé)

        2.1公司行政部負(fù)責(zé)辦理印章的刻制、改刻與銷毀,建立印章管理臺(tái)賬;

        2.2公司行政部負(fù)責(zé)公司所有公章、內(nèi)部章保管、日常使用與管理;

        2.3法務(wù)專員負(fù)責(zé)對(duì)全部需使用公章、法人章、合同章的文件資料進(jìn)行審核的職責(zé),對(duì)任何有異議的情況必須即時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào),并負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行。

        2.4印章保管人必須妥善保管印章,非經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn),非印章保管人員不得接觸印章,任何人員不得將印章帶出指定保管地點(diǎn)。如有遺失、誤用或毀損的,由保管人承擔(dān)全部責(zé)任,且必須立即向總經(jīng)理報(bào)告。遺失后還必須依法及時(shí)公告作廢。

        2.5保管人職務(wù)及崗位變動(dòng)時(shí)必須辦理印章的移交手續(xù),并由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督交接。

        2.6所有印章保管人必須嚴(yán)格遵守印章管理制度,禁止擴(kuò)大范圍用印,對(duì)不符合公司制度、規(guī)定的申請(qǐng)用印事宜或存在風(fēng)險(xiǎn)的文件,有權(quán)拒絕用印并立即上報(bào)總經(jīng)理;同時(shí),印章保管人必須承擔(dān)文件審核控制各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn);

        3刻制

        3.1印章的刻制由部門負(fù)責(zé)人提交申請(qǐng)書,寫明刻制原因、刻制樣式及刻制時(shí)間等,經(jīng)法務(wù)專員審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后由公司行政部負(fù)責(zé)辦理。

        3.2印章的規(guī)格、刻制程序必須符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。3.3印章刻制后要留存印模。

        3.4印章刻制后,公司行政部必須及時(shí)將印章轉(zhuǎn)交本制度規(guī)定的印章保管人并做好印章移交手續(xù)。

        3.5公司行政部須建立印章管理臺(tái)賬,登記印章刻制的時(shí)間、地點(diǎn)、部門、印模、印章交接記錄、印章銷毀記錄、印章保管人變更、印章改刻以及印章管理的其他相關(guān)事宜,與此有關(guān)的原始材料也要附在臺(tái)賬中。公司行政部負(fù)責(zé)保管臺(tái)帳,臺(tái)帳永久保存。

        4啟用與用印

        4.1印章在啟用前必須在公司行政部處進(jìn)行登記,留印備案。

        4.2印章必須由保管人與公司行政部辦理交接手續(xù)后方可使用。

        4.3各部門及工作人員用印必須遵守先申請(qǐng)、再審核、后蓋章的授權(quán)用印原則。用印時(shí)必須填寫《用印申請(qǐng)單》,辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。

        4.4公章、合同章用印,應(yīng)當(dāng)按照附件審批流程進(jìn)行審批。

        4.5財(cái)務(wù)專用章,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用。徊块T章用經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可用印。

        4.6用印時(shí),用印人需將批準(zhǔn)后的《用印申請(qǐng)單》,連同經(jīng)審核的文件文稿等交保管人核實(shí)、用印。

        4.7嚴(yán)禁任何人私自用印,嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格上用印,嚴(yán)禁出具蓋有印章的空白介紹信或合同等法律文件。

        4.8嚴(yán)禁對(duì)審批手續(xù)不全、《用印申請(qǐng)單》填寫不規(guī)范、用印文件資料未經(jīng)法務(wù)專員審核通過或未按照法務(wù)專員要求修改的用印事宜及用印文件資料用印。

        4.9各類印章必須專章專用,禁止各類印章混淆使用、替代使用。如遇特殊情況需使用效力層級(jí)較高的印章替代本應(yīng)適用的印章,印章保管人須向法務(wù)專員說明情況,法務(wù)專員評(píng)估存在法律風(fēng)險(xiǎn)的,應(yīng)拒絕印章保管人用印。

        4.10印章保管人應(yīng)確認(rèn)用印文件內(nèi)容完備、規(guī)范并已通過法務(wù)專員審核,在文不離手的情況下,方可加蓋印章。幾份相同文件資料,均應(yīng)認(rèn)真審核,確認(rèn)完全雷同。多頁(yè)文件資料必須加蓋騎縫章。

        4.11保管人應(yīng)制作《用印登記表》。用印時(shí),必須在《用印登記表》上登記,登記內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含:用印人的部門、姓名、用印日期、用印數(shù)量、用印文件的名稱、內(nèi)容摘要且用印人必須簽字予以確認(rèn)。

        4.12保管人除于文件文稿上用印外,并應(yīng)于《用印申請(qǐng)單》上加蓋使用的印章存檔。

        4.13如印章保管人離崗,離崗前應(yīng)將印章轉(zhuǎn)交于公司行政部處代為管理,并辦理交接登記手續(xù)。

        5借用與歸還

        5.1各部門及工作人員外借印章使用必須辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。

        5.2未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),公司公章、法人章不得外借。如因總經(jīng)理外出無(wú)法簽字確認(rèn),必須由印章保管人電話申請(qǐng)同意。財(cái)務(wù)專用章、部門章和其他用章外借必須逐級(jí)審批,由借印人填寫《用印外借申請(qǐng)單》交部門經(jīng)理、管理行政中心經(jīng)理審核并分別簽字。具體外借用章審批權(quán)限如下:

        備注:“√”表示用章必經(jīng)審批階段;“x”表示如遇特殊情況所提報(bào)審批階段。

        5.3獲準(zhǔn)將印章外借使用的,必須在印章保管人處辦理借用登記手續(xù)。用印必須嚴(yán)格遵守公司印章管理制度,嚴(yán)禁在空白紙、空白表格或其他空白文件中用印。

        5.4借印人用印后必須在用印完畢回公司一小時(shí)以內(nèi)歸還,并辦理歸還登記手續(xù)。

        6改刻與銷毀

        6.1如需改刻印章,由保管人提交申請(qǐng)書,寫明改刻原因、改刻樣式及改刻時(shí)間等,經(jīng)法務(wù)專員審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后交公司行政部辦理具體改刻事宜。

        6.2在啟用新印章的`同時(shí),舊印章由法務(wù)專員及時(shí)進(jìn)行公證銷毀,并由公司行政部登入印章管理臺(tái)賬。銷毀印章的公證文書按照規(guī)定歸檔并交公司檔案室永久保存。

        6.3如需廢止印章,由保管人提交申請(qǐng)書,寫明廢止原因、廢止時(shí)間等,提交總經(jīng)理審批同意。廢止的印章由法務(wù)專員及時(shí)進(jìn)行公證銷毀,并由公司行政部登入印章管理臺(tái)賬。銷毀印章的公證文書按照規(guī)定歸檔并交公司檔案室永久保存。

        6.4印章改刻或銷毀后,公司行政部按公司發(fā)文制度和流程發(fā)布舊印章停用通知。

        7簽字權(quán)限管理

        7.1所有涉及第三方的合同、審批單據(jù)、承諾書、說明書、報(bào)價(jià)單等公司文件必須由總經(jīng)理授權(quán)或根據(jù)公司制度擁有簽字權(quán)限的人員根據(jù)授權(quán)及權(quán)限簽字,并按照本制度加蓋印章方可生效,嚴(yán)禁無(wú)授權(quán)的對(duì)外簽字行為,如違反本條規(guī)定,按本制度處罰規(guī)定予以處理。

        7.2法務(wù)專員負(fù)責(zé)監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)未按本制度或相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的簽字行為或風(fēng)險(xiǎn)的,法務(wù)專員直接反饋至總經(jīng)理處,根據(jù)總經(jīng)理批示及本制度和相關(guān)規(guī)定會(huì)同公司有關(guān)部門進(jìn)行處理。

        8違規(guī)處罰

        8.1全體員工必須嚴(yán)格遵守本印章管理制度,防控公司風(fēng)險(xiǎn)。

        8.2如有違反本制度的行為,公司將依據(jù)情節(jié)輕重處以相關(guān)責(zé)任人人民幣50――500元的罰款。對(duì)于違反本制度情節(jié)嚴(yán)重的,除按以上規(guī)定處理外,視情況并處降薪、降職、記過、公開批評(píng)、開除。如違反本制度的行為致使公司遭受損失,公司有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人索賠。涉嫌違法犯罪的,公司并將其移交司法機(jī)關(guān)追究責(zé)任。

        8.3本制度由管理行政中心負(fù)責(zé)解釋及監(jiān)督執(zhí)行。

      印章管理制度3

        1總則

        1.1目的

        1.1.1為加強(qiáng)公司印章管理,規(guī)范印章的保管和使用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

        1.2印章種類及使用范圍

        1.2.1公司公章:以公司名義行文時(shí);應(yīng)稅務(wù)、工商、海關(guān)等國(guó)家強(qiáng)制機(jī)關(guān)的要求以公司名義填報(bào)表格或辦理有關(guān)手續(xù)時(shí)。

        1.2.2部門章:按質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、銀行、稅務(wù)等有權(quán)機(jī)構(gòu)要求在辦理相關(guān)手續(xù)需加蓋相關(guān)部門印章時(shí);公司內(nèi)部各部門之間聯(lián)系時(shí)。

        1.2.3合同章:以公司名義簽定合同、協(xié)議時(shí)。

        1.2.4其他印章(如法人章、職章、簽字章、各類專用章等):權(quán)力機(jī)關(guān)的表格文書等有相應(yīng)要求時(shí)。

        2印章保管與職責(zé)

        2.1公司行政部負(fù)責(zé)辦理印章的刻制、改刻與銷毀,建立印章管理臺(tái)賬;

        2.2公司行政部負(fù)責(zé)公司所有公章、內(nèi)部章保管、日常使用與管理;

        2.3法務(wù)專員負(fù)責(zé)對(duì)全部需使用公章、法人章、合同章的文件資料進(jìn)行審核的職責(zé),對(duì)任何有異議的情況必須即時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào),并負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行。

        2.4印章保管人必須妥善保管印章,非經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn),非印章保管人員不得接觸印章,任何人員不得將印章帶出指定保管地點(diǎn)。如有遺失、誤用或毀損的,由保管人承擔(dān)全部責(zé)任,且必須立即向總經(jīng)理報(bào)告。遺失后還必須依法及時(shí)公告作廢。

        2.5保管人職務(wù)及崗位變動(dòng)時(shí)必須辦理印章的移交手續(xù),并由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督交接。

        2.6所有印章保管人必須嚴(yán)格遵守印章管理制度,禁止擴(kuò)大范圍用印,對(duì)不符合公司制度、規(guī)定的申請(qǐng)用印事宜或存在風(fēng)險(xiǎn)的文件,有權(quán)拒絕用印并立即上報(bào)總經(jīng)理;同時(shí),印章保管人必須承擔(dān)文件審核控制各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn);

        3刻制

        3.1印章的刻制由部門負(fù)責(zé)人提交申請(qǐng)書,寫明刻制原因、刻制樣式及刻制時(shí)間等,經(jīng)法務(wù)專員審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后由公司行政部負(fù)責(zé)辦理。

        3.2印章的規(guī)格、刻制程序必須符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

        3.3印章刻制后要留存印模。

        3.4印章刻制后,公司行政部必須及時(shí)將印章轉(zhuǎn)交本制度規(guī)定的印章保管人并做好印章移交手續(xù)。

        3.5公司行政部須建立印章管理臺(tái)賬,登記印章刻制的時(shí)間、地點(diǎn)、部門、印模、印章交接記錄、印章銷毀記錄、印章保管人變更、印章改刻以及印章管理的其他相關(guān)事宜,與此有關(guān)的原始材料也要附在臺(tái)賬中。公司行政部負(fù)責(zé)保管臺(tái)帳,臺(tái)帳永久保存。

        4啟用與用印

        4.1印章在啟用前必須在公司行政部處進(jìn)行登記,留印備案。

        4.2印章必須由保管人與公司行政部辦理交接手續(xù)后方可使用。

        4.3各部門及工作人員用印必須遵守先申請(qǐng)、再審核、后蓋章的授權(quán)用印原則。用印時(shí)必須填寫《用印申請(qǐng)單》,辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。

        4.4公章、合同章用印,應(yīng)當(dāng)按照附件審批流程進(jìn)行審批。

        4.5財(cái)務(wù)專用章,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用;部門章用經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可用印。

        4.6用印時(shí),用印人需將批準(zhǔn)后的《用印申請(qǐng)單》,連同經(jīng)審核的文件文稿等交保管人核實(shí)、用印。

        4.7嚴(yán)禁任何人私自用印,嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格上用印,嚴(yán)禁出具蓋有印章的空白介紹信或合同等法律文件。

        4.8嚴(yán)禁對(duì)審批手續(xù)不全、《用印申請(qǐng)單》填寫不規(guī)范、用印文件資料未經(jīng)法務(wù)專員審核通過或未按照法務(wù)專員要求修改的用印事宜及用印文件資料用印。

        4.9各類印章必須專章專用,禁止各類印章混淆使用、替代使用。如遇特殊情況需使用效力層級(jí)較高的印章替代本應(yīng)適用的印章,印章保管人須向法務(wù)專員說明情況,法務(wù)專員評(píng)估存在法律風(fēng)險(xiǎn)的,應(yīng)拒絕印章保管人用印。

        4.10印章保管人應(yīng)確認(rèn)用印文件內(nèi)容完備、規(guī)范并已通過法務(wù)專員審核,在文不離手的情況下,方可加蓋印章。幾份相同文件資料,均應(yīng)認(rèn)真審核,確認(rèn)完全雷同。多頁(yè)文件資料必須加蓋騎縫章。

        4.11保管人應(yīng)制作《用印登記表》。用印時(shí),必須在《用印登記表》上登記,登記內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含:用印人的部門、姓名、用印日期、用印數(shù)量、用印文件的名稱、內(nèi)容摘要且用印人必須簽字予以確認(rèn)。

        4.12保管人除于文件文稿上用印外,并應(yīng)于《用印申請(qǐng)單》上加蓋使用的印章存檔。

        4.13如印章保管人離崗,離崗前應(yīng)將印章轉(zhuǎn)交于公司行政部處代為管理,并辦理交接登記手續(xù)。

        5借用與歸還

        5.1各部門及工作人員外借印章使用必須辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。

        5.2未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),公司公章、法人章不得外借。如因總經(jīng)理外出無(wú)法簽字確認(rèn),必須由印章保管人電話申請(qǐng)同意。財(cái)務(wù)專用章、部門章和其他用章外借必須逐級(jí)審批,由借印人填寫《用印外借申請(qǐng)單》交部門經(jīng)理、管理行政中心經(jīng)理審核并分別簽字。具體外借用章審批權(quán)限如下:

        備注:“√”表示用章必經(jīng)審批階段;“*”表示如遇特殊情況所提報(bào)審批階段。

        5.3獲準(zhǔn)將印章外借使用的,必須在印章保管人處辦理借用登記手續(xù)。用印必須嚴(yán)格遵守公司印章管理制度,嚴(yán)禁在空白紙、空白表格或其他空白文件中用印。

        5.4借印人用印后必須在用印完畢回公司一小時(shí)以內(nèi)歸還,并辦理歸還登記手續(xù)。

        6改刻與銷毀

        6.1如需改刻印章,由保管人提交申請(qǐng)書,寫明改刻原因、改刻樣式及改刻時(shí)間等,經(jīng)法務(wù)專員審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后交公司行政部辦理具體改刻事宜。

        6.2在啟用新印章的同時(shí),舊印章由法務(wù)專員及時(shí)進(jìn)行公證銷毀,并由公司行政部登入印章管理臺(tái)賬。銷毀印章的公證文書按照規(guī)定歸檔并交公司檔案室永久保存。

        6.3如需廢止印章,由保管人提交申請(qǐng)書,寫明廢止原因、廢止時(shí)間等,提交總經(jīng)理審批同意。廢止的印章由法務(wù)專員及時(shí)進(jìn)行公證銷毀,并由公司行政部登入印章管理臺(tái)賬。銷毀印章的`公證文書按照規(guī)定歸檔并交公司檔案室永久保存。

        6.4印章改刻或銷毀后,公司行政部按公司發(fā)文制度和流程發(fā)布舊印章停用通知。

        7簽字權(quán)限管理

        7.1所有涉及第三方的合同、審批單據(jù)、承諾書、說明書、報(bào)價(jià)單等公司文件必須由總經(jīng)理授權(quán)或根據(jù)公司制度擁有簽字權(quán)限的人員根據(jù)授權(quán)及權(quán)限簽字,并按照本制度加蓋印章方可生效,嚴(yán)禁無(wú)授權(quán)的對(duì)外簽字行為,如違反本條規(guī)定,按本制度處罰規(guī)定予以處理。

        7.2法務(wù)專員負(fù)責(zé)監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)未按本制度或相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的簽字行為或風(fēng)險(xiǎn)的,法務(wù)專員直接反饋至總經(jīng)理處,根據(jù)總經(jīng)理批示及本制度和相關(guān)規(guī)定會(huì)同公司有關(guān)部門進(jìn)行處理。

        8違規(guī)處罰

        8.1全體員工必須嚴(yán)格遵守本印章管理制度,防控公司風(fēng)險(xiǎn)。

        8.2如有違反本制度的行為,公司將依據(jù)情節(jié)輕重處以相關(guān)責(zé)任人人民幣50——500元的罰款。對(duì)于違反本制度情節(jié)嚴(yán)重的,除按以上規(guī)定處理外,視情況并處降薪、降職、記過、公開批評(píng)、開除。如違反本制度的行為致使公司遭受損失,公司有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人索賠。涉嫌違法犯罪的,公司并將其移交司法機(jī)關(guān)追究責(zé)任。

        8.3本制度由管理行政中心負(fù)責(zé)解釋及監(jiān)督執(zhí)行。

        9附錄

        9.1用印申請(qǐng)單

        用印申請(qǐng)單

        申請(qǐng)部門:______

        備注:用印申請(qǐng)人可根據(jù)用印文件實(shí)際情況按欄目?jī)?nèi)容選擇填寫;具體審批人按照用印審批權(quán)限表嚴(yán)格執(zhí)行。

        9.2用印登記表

        用印登記表

        備注:用印申請(qǐng)人可根據(jù)用印文件實(shí)際情況按欄目?jī)?nèi)容選擇填寫。

        9.3用印外借申請(qǐng)單

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