檔案管理制度[熱門]
在現(xiàn)在的社會生活中,需要使用制度的場合越來越多,制度對社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對社會公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編為大家整理的檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度1
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn),方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的.安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時,應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。
檔案管理制度2
一、目的:
為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立、健全會計檔案的管理制度,完善財務(wù)檔案管理工作,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。
三、檔案管理職責(zé)
財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等,對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé),對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、財務(wù)檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。
五、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
。ㄒ唬⿻嫅{證
會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
。ǘ⿻嬞~簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成,以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
(三)會計報表
會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,有主要財務(wù)反映指標(biāo)快報,月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。
。ㄋ模┢渌麜嫼怂阗Y料
其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇,與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的,由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。
六、會計檔案的裝訂和保管
會計檔案的裝訂:會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
。ㄒ唬⿻嫅{證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
。1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;
。2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
。3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
。ǘ⿻嫅{證裝訂時的要求:
(1)裝訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。
(2)憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
。3)裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。
。ㄈ⿻嫅{證裝訂后的注意事項:
。1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。
。2)在封面上編好卷號,會計憑證裝訂成冊后,裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。
。ㄋ模⿻嫏n案的.保管要求。
。1)會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有防火器材。
。2)會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
。3)會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀、防鼠咬。
。4)會計檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;
。5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
(6)會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
(五)檔案保管期限
。1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年。
。2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年。
(3)日記賬15年。其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年。
。4)明細(xì)賬、總賬、輔助賬15年。
。5)固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年。
(6)主要財務(wù)指標(biāo)報表(包括文字分析)3年。
(7)月、季度會計報表(包括文字分析)5年。
。8)年度會計報表(包括文字分析)永久。
(9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久。
(10)主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議永久。
七、財務(wù)信息化檔案
(1)財務(wù)信息化會計檔案的涵義:財務(wù)信息化檔案指存儲在計算機(jī)、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù);
。2)財務(wù)信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。
(3)對財務(wù)信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn)。
。4)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失。
八、會計檔案的借閱
(一)財務(wù)人員因工作需要查閱財務(wù)檔案,須按規(guī)定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
。ǘ┕舅鶎偌瘓F(tuán)及下屬各單位若因公需要查閱財務(wù)檔案,須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),經(jīng)計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,方能由檔案管理人員接待查閱。
。ㄈ┩鈫挝蝗藛T因公需要查閱財務(wù)檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財務(wù)檔案名稱及查閱理由。
(四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件),并限期歸還。
。ㄎ澹┯捎跁嬋藛T的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等原因,財務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
九、會計檔案的銷毀
(1)會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查,報請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀。
。2)會計檔案保管期滿,但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。
。3)銷毀檔案前,應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;由財務(wù)部和行政部共同派員監(jiān)銷,會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負(fù)責(zé),同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報本單位領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案備查。
十、附則
(1)本制度有財務(wù)部負(fù)責(zé)制定,解釋和修訂;
。2)本制度自頒布之日起執(zhí)行。
檔案管理制度3
為進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)過程,加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境治理和保護(hù),大力推廣配方肥尤其是緩釋肥和農(nóng)作物病蟲害綠色防控,減少化肥、農(nóng)藥使用量,建立農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全可追溯制度。
一、建立農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案,農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案至少保存兩年,以保證農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯和生產(chǎn)過程問題的追查。
二、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案包括三個方面:一是農(nóng)業(yè)投入品采購記錄表;二是種植業(yè)農(nóng)事生產(chǎn)記錄表;三是農(nóng)產(chǎn)品銷售記錄表。
三、生產(chǎn)記錄由主要負(fù)責(zé)人填寫,并由相關(guān)人員對其記錄進(jìn)行定期檢查。
通過健全生產(chǎn)記錄檔案管理制度,全面真實地掌握農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)過程投入品使用情況、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量和銷售去向,既有效地提高了農(nóng)產(chǎn)品的'質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),也加強(qiáng)了農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)者的自律約束。
檔案管理制度4
1 財務(wù)檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據(jù)領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機(jī)拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟(jì)合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。
3 每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報后,由會計人員協(xié)同會計主管人員整理、裝訂,并登記編號入庫管理。對于財務(wù)報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務(wù)完后整理裝訂入庫;對于計算機(jī)拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務(wù)資料應(yīng)該入庫保管的,但根據(jù)工作需要暫時保管在不同會計人員手中,但對于十分重要的資料也應(yīng)先辦理入庫手續(xù),然后由相關(guān)財務(wù)人員按照正常借閱手續(xù)借出,以明確責(zé)任,保證財務(wù)資料的安全。
4 建立“財務(wù)檔案登記薄”,每項財務(wù)檔案歸檔前,由主管人員確定檔案的分類,按照不同的檔案類別分別編號登記管理,由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
5 建立“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”,財務(wù)部門內(nèi)部需要查閱檔案的,需由檔案管理人員陪同查閱;需要復(fù)印財務(wù)資料的,必須由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印;財務(wù)部門以外的人員原則上不能直接查閱財務(wù)檔案資料,如有特殊需要,確需查閱、復(fù)印財務(wù)資料的`,必須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并且在“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”上登記
6 財務(wù)資料只能保留在公司范圍內(nèi),不能帶出公司。除了財務(wù)部門內(nèi)部工作需要以外,不能借閱給其他人員。如有司法機(jī)關(guān)工作人員因執(zhí)法需要調(diào)閱或借閱公司財務(wù)資料的,按照國家法律規(guī)定,必須出具正式的“協(xié)助執(zhí)行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件,
并由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,按照以上手續(xù)辦理借閱、調(diào)閱。
7 財務(wù)檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。如果超過規(guī)定的保管時間需要銷毀的,應(yīng)上報財務(wù)中心并建立“財務(wù)檔案銷毀清冊”,在保管人員、主辦會計及財務(wù)負(fù)責(zé)人共同監(jiān)督下銷毀,“銷毀清冊”作為財務(wù)檔案保管;其中未清債權(quán)債務(wù)雖超過期限也不得銷毀。
8 財務(wù)檔案管理人員及其他財務(wù)人員不得擅自公布財務(wù)資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務(wù)檔案;不得擅自提供、抄寫、復(fù)制財務(wù)檔案;不得損毀、分散、丟失財務(wù)檔案;如發(fā)生以上情況,應(yīng)對當(dāng)事人進(jìn)行嚴(yán)肅處理,對公司造成損失的,應(yīng)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任;情章嚴(yán)重,違反國家法律的,依法移送檢查機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。
9 行政部門應(yīng)為財務(wù)檔案的管理提供必需的條件。
10 財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期或不定期檢查財務(wù)檔案管理情況;集團(tuán)財務(wù)中心定期對分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)檔案管理情況進(jìn)行檢查;內(nèi)部審計財務(wù)檔案管理情況作為審計重點(diǎn),確保財務(wù)檔案的科學(xué)管理。
檔案管理制度5
為加強(qiáng)職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,制定本細(xì)則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標(biāo)準(zhǔn)
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的.日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績簽字表
2.理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負(fù)責(zé),經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,并保持清潔、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。
檔案管理制度6
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時,必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時準(zhǔn)
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。
6、歸還檔案時,檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況,及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價值的'各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡明扼要,目錄頁號編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時,必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。
檔案管理制度7
第一條根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定,為加強(qiáng)公司會計檔案管理,保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,特制定本制度。
第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
二、會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
三、財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
四、其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
第三條每年形成的會計檔案,由財務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
一、當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部編制移交清冊,移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。
二、移交檔案部門保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的,檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四條財務(wù)部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的'人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
一、由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度。
二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
三、會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第五條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
第六條保管期滿的會計檔案,除本第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
一、本單位檔案部門會同財務(wù)部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
二、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
三、銷毀會計檔案時,由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。
四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第八條使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案,應(yīng)報財政局備案。
第九條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十條單位之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號,應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。
檔案管理制度8
1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學(xué)研究,進(jìn)行定性分析與定量分析,提供科學(xué)的依據(jù)。
3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
4、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的.發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。
5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,必須把零星的個別的原始資料,進(jìn)行綜合整理,使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,再進(jìn)行分析和研究,總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn),以提高檔案的科學(xué)管理水平。
7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料,做好單項的統(tǒng)計;半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
8、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員,熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù);掌握統(tǒng)計資料,數(shù)字統(tǒng)計連貫;準(zhǔn)確統(tǒng)計數(shù)字,按時統(tǒng)計上報。
檔案管理制度9
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設(shè)備的管理等級,確定建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理的.范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項目內(nèi)容認(rèn)真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應(yīng)真實、完整。案卷目錄應(yīng)與案卷內(nèi)容一致。
三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案,非經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說明書復(fù)印件或副本交使用科室。
四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經(jīng)過批準(zhǔn)。
五、及時做好動態(tài)檔案信息的補(bǔ)充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
檔案管理制度10
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù),根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中構(gòu)成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作理解檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和帶給利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的構(gòu)成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)潛力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理貼合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管,并切實加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)用心做好檔案的帶給利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)帶給及時、有效的.服務(wù)。
第十五條企業(yè)務(wù)必為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)帶給真實、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)帶給利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動,應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作職責(zé)追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責(zé)者,依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
檔案管理制度11
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全,增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性,便于科學(xué)管理與開發(fā)利用,特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
。ㄒ唬┕巨k公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作,設(shè)置專門的檔案室,負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。
。ǘn案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作,具體職責(zé)如下:
1、接收各部門上交的存檔資料,做好收件登記;
2、定期清理,主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料,補(bǔ)齊缺失的檔案資料;
3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷,分類規(guī)范存放;
4、妥善保管檔案資料,做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作;
5、建立檔案檢索索引;
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù),并做好登記,保證檔案資料安全無損;
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作,保持檔案室整潔有序;
8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng),實行數(shù)字化管理;
9、遵守保密制度。
。ㄈ└鞑块T管理職責(zé)
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料;
2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔;
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料,不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
。ㄒ唬w檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料;
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料;
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料;
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等;
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊等內(nèi)部管理資料;
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料;
7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等項目資料;
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料;
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料;
10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料;
11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料;
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案;
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌;
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料;
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料;
16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料;
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料;
18、其他具有保存價值的資料。
。ǘw檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況,財務(wù)檔案由財務(wù)部管理,超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室;
人事檔案由人事管理部門管理;
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案,在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理;
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的,經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室;
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔;
4、公司有償取得的資料,在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣,方可報銷。部門如需使用,可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔,否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期,公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料,由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料,各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確,符合形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件,因故無原件的,可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔,文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔;
具有永久長期保存價值的電子文件,必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
(四)歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外,其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料,于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔;
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。
。ㄎ澹w檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員(部門核算員)應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況,整理完畢并編制移交清冊,由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
。ㄒ唬┦占怯
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿,收到新歸檔資料時,須逐件分類登記,詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人,以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn),將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表,然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中,同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
(二)檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理,按如下規(guī)則分類:
A——股權(quán)類:公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料,包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等,按屆次立卷。
B——綜合管理類:
01——公司內(nèi)部文書資料,包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡訊,公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié),公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料,黨團(tuán)工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度,包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書等;
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料,包括公司對各級政府和職能部門上報的'各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料,上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等,公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計資料,包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料,不能歸集到以上類別中的資料,可以暫空,以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經(jīng)營類01——合同,公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料,包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料,公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料,包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計量資料,包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料,包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料,包括工藝流程,指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項目資料,包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料,包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設(shè)項目立卷。
03——設(shè)備資料,包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案,記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況(入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等)。按個人立卷。
02——工資結(jié)算資料,包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料,包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料,包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料,包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費(fèi)申請等。
G——財務(wù)檔案,包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類,包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類,包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類,包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后,方便集中裝訂的要建立卷宗,不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理,統(tǒng)一按分類規(guī)則編號,編號規(guī)范如下:
X-XX-XX-XX卷宗序號(同一類卷宗超過一本時的排序號)小類序號,用01、02、03……代表各小類二級分類編號,即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼,即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的,由檔案室自行分類編號,但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上,以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂,年號和編號應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時封面可直視處,卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明;
單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號貼在資料表面可直視處,不宜貼標(biāo)簽的(如證照)在反面標(biāo)注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案;
按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案;
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。
。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放,整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標(biāo)注存放類別。
2、整理裝訂時,永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物,文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標(biāo)注和編號書寫應(yīng)規(guī)范,具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號,表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄,以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置,做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放,以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿,逐筆登記檔案借閱記錄,包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字,如所借資料用于交上級部門,不能歸還,借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下:普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可,檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);
重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可,分管檔案的副總批準(zhǔn),特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。
3、借出用于職能部門辦事的檔案,借出時間不得超過3天;
在公司內(nèi)使用的普通檔案,借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用,可以續(xù)借,須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者,檔案管理員負(fù)責(zé)催還。
4、涉密檔案原則上不外借,只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出,當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護(hù)檔案,保持整潔、嚴(yán)禁涂改;
注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失;
損壞者按重新備置費(fèi)用賠償,故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時,由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行,原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案管理制度12
為了使教師業(yè)務(wù)檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求,特制定如下制度:
。薄⒂山虅(wù)科指定專人進(jìn)行保管,做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2、各科室進(jìn)行編號登記,每學(xué)期核對一次,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正,對增員缺檔的教師即時建檔。
。场⒔處煒I(yè)務(wù)檔案的封皮、目錄、規(guī)格、樣式力求統(tǒng)一。
。、查閱教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)事先辦理審批手續(xù),經(jīng)業(yè)務(wù)校長同意,方可查閱。
5、根據(jù)查閱單位用途,檔案管理人員按需提供材料,就地查閱。
6、教師業(yè)務(wù)檔案一般不外借,在特殊情況下,經(jīng)業(yè)務(wù)校長批準(zhǔn)方可借用,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按時歸還。
。、查閱檔案時必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃,撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。
。、教師業(yè)務(wù)檔案管理工作,在學(xué)校黨委、校長的'直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由業(yè)務(wù)校長負(fù)責(zé)并指定專人管理,同時,與人保科搞好協(xié)調(diào)工作。
檔案管理制度13
一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一) 設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二) 設(shè)備儀器隨機(jī)文件室材料。
(三) 設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料,在設(shè)備進(jìn)單位時,應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備開箱驗收制度,驗收時,須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場驗收并填寫設(shè)備開箱驗收記錄,以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的.歸檔時間
設(shè)備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。
四、設(shè)備檔案的立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全,系統(tǒng)整理,書寫材料優(yōu)良,字跡工整、圖樣清晰、簽署完備,有利于長遠(yuǎn)保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面,一般以A4圖幅為標(biāo)準(zhǔn)。
4、長遠(yuǎn)保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時,其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時,可按規(guī)定向檔案室借閱,若要復(fù)印或常借等,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可實施,任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案管理制度14
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé),包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的.排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文,可報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡報等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,嚴(yán)守國家機(jī)密
檔案管理制度15
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構(gòu)成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的.檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件務(wù)必歸檔。
7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構(gòu)成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時,不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的職責(zé)。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
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