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      檔案信息管理制度

      時(shí)間:2023-02-26 18:31:01 制度 我要投稿

      檔案信息管理制度

        在快速變化和不斷變革的今天,制度使用的頻率越來(lái)越高,制度具有合理性和合法性分配功能。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,以下是小編收集整理的檔案信息管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

      檔案信息管理制度

      檔案信息管理制度1

        1、項(xiàng)目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負(fù)責(zé)工程檔案、信息的.收集和整理工作。

        2、檔案信息員必須收集各部門需要?dú)w檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對(duì)不符合者退回整改處理。

        3、檔案信息員對(duì)收集來(lái)的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行整理,收集整理工程竣工資料,在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

        4、檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)工作,并將內(nèi)部反饋意見(jiàn)及時(shí)上達(dá)。

        5、檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)外信息發(fā)布工作,對(duì)本單位及時(shí)報(bào)送《工程簡(jiǎn)報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《安全月報(bào)》等報(bào)表,對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)報(bào)送《工程月報(bào)》、《日?qǐng)?bào)》等報(bào)表。

        6、及時(shí)聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對(duì)不合格文件及時(shí)退回,并要求提供合格文件。

      檔案信息管理制度2

        一、幼兒園應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案管理,檔案資料主要包括:

        1、上級(jí)文件類;

        2、各項(xiàng)工作計(jì)劃;

        3、各項(xiàng)規(guī)章制度(崗位負(fù)責(zé)制度、學(xué)習(xí)會(huì)議制度、衛(wèi)生保健制度、教研制度、安全保衛(wèi)制度、作息制度、伙食管理制度、財(cái)務(wù)保管制度、考勤制度、獎(jiǎng)罰制度、交接班制度、家長(zhǎng)聯(lián)系制度等);

        4、各項(xiàng)工作檢查記錄;

        5、各種會(huì)議記錄;

        6、園內(nèi)大事記錄;

        7、各種學(xué)習(xí)材料;

        8、上報(bào)的各種文字材料底稿及各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

        9、保教人員業(yè)務(wù)檔案;

        10、各班工作總結(jié)及園務(wù)總結(jié);

        11、工作人員花名冊(cè)、幼兒花名冊(cè);

        12、教師幼兒作品精選。

        二、檔案資料等反映出本園各階段的管理情況和發(fā)展請(qǐng)寬,能為本園發(fā)展和上級(jí)檢查、指導(dǎo)、評(píng)估等提供必要的依據(jù)。

        三、檔案資料能為保教人員進(jìn)行保教教育工作提供方便。

        四、資料室要有防火、防盜設(shè)備。

        五、檔案收集制度

        1、定期由教研組長(zhǎng)(主班教師)將各類計(jì)劃、總結(jié)、教研活動(dòng)、教案、經(jīng)驗(yàn)、聽(tīng)課記錄及反思等資料收集好交園長(zhǎng)處。

        2、定期由后勤負(fù)責(zé)人將園舍房屋、線路、水管、下水道走向、新建、修建或檢查后的記錄資料收集好交園長(zhǎng)處。

        3、園長(zhǎng)半年一次交款收集的資料經(jīng)整理閱看后交資料室歸檔。

        4、資料室及時(shí)將各類業(yè)務(wù)資料做好登記并分門別類裝入檔案袋(或檔案盒)保管好。

        5、重視檔案的儲(chǔ)存工作,注意保密。

        六、歸檔制度

        1、資料室及時(shí)做好歸檔工作,不遺失,不損壞。

        2、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度,除園長(zhǎng)外一律不外借,如特殊情況,有關(guān)人員須得到園長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱,閱后要及時(shí)歸還。

        3、檔案按年度(學(xué)年度)排列整齊,裝訂做到分類準(zhǔn)確,排列有序,裝訂整齊。

        七、查閱制度

        1、凡查閱檔案須做好登記手續(xù),查閱后直接面交保管人員。

        2、查閱檔案時(shí)不得任意涂改、損壞、遺失。

        3、查閱人員只能按指定資料查閱,不得帶出,本園檔案僅供本園使用,如外單位需查閱,須經(jīng)組織同意。

        八、保管制度

        資料保管必須切實(shí)做好防盜、防潮、防蟲(chóng)、防霉等保護(hù)工作,確保資料完好無(wú)損。各類資料均應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類管理,園舍資料屬長(zhǎng)期保存資料,不得隨意銷毀。幼兒園檔案管理員崗位職責(zé)

        1、負(fù)責(zé)全園各類檔案資料的整理和裝訂工作,做到分類清楚、內(nèi)容充分、裝訂規(guī)范。

        2、每學(xué)期開(kāi)學(xué)后一月內(nèi)完成檔案裝訂,并對(duì)內(nèi)容做到心中有數(shù),能隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供所需資料.

        3、隨時(shí)記錄幼兒園的有關(guān)大事。

        4、注意收集教職工的'有關(guān)信息及發(fā)表的文章等。

        5、收集整理科研課題相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。

        6、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作。

      檔案信息管理制度3

        第一條為加強(qiáng)檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。

        第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的`、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

        第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

        第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來(lái)源,負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。

        第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

        第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。

        第七條舊管網(wǎng)改造時(shí),由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪,及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。

        第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

        第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。

        第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

        第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

        第十二條本制度從二oxx年一月一日起執(zhí)行。

      檔案信息管理制度4

        一、遵守保密規(guī)定,嚴(yán)格控制不應(yīng)公開(kāi)的檔案信息。

        二、保存檔案數(shù)據(jù)信息的計(jì)算機(jī)不得與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接,確需聯(lián)接時(shí),必須通過(guò)安全保密審查。

        三、加強(qiáng)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾?確保網(wǎng)絡(luò)和使用過(guò)程的信息安全。

        四、確定專人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理工作,并設(shè)置計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)用戶口令。

        五、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時(shí)更新版本,做好防病毒工作。

        六、保存檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)外送修理時(shí),應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的`內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除,并做好計(jì)算機(jī)修理情況登記。

        七、應(yīng)采取有效措施,保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案數(shù)據(jù)安全。所有數(shù)據(jù)至少?gòu)?fù)制兩套,并異地保存。

        八、信息載體(如硬盤等)損壞,必須拆除后放入待鑒定室專門保存。

        九、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

        十、具有永久保存價(jià)值的文本和圖形形式的電子文件,必須同時(shí)制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。

        十一、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件鑒定銷毀的管理。對(duì)于屬于保密范圍的歸檔電子文件,連同存儲(chǔ)載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)上徹底刪除;對(duì)于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進(jìn)行邏輯刪除。

        十二、以上各條請(qǐng)本單位全體干部職工互相監(jiān)督,共同遵守。對(duì)違反本制度的,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。

      檔案信息管理制度5

        1為規(guī)范檔案管理,充分發(fā)揮檔案作用,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國(guó)家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。

        1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位,公司下屬單位可結(jié)合實(shí)際,制定本單位的檔案管理制度。

        1.3公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案,各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作,人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。

        1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé),負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。

        1.5部門文書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的各載體材料進(jìn)行收集、整理,填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。

        1.6公司全體干部員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和維護(hù)檔案完整安全的職責(zé),任何人不得拒絕歸檔,對(duì)私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。

        2文件材料的歸檔

        2.1歸檔范圍

        凡公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)(包括籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍,包括但不限于以下內(nèi)容:

        2.1.1發(fā)文、收文(上下級(jí)單位和外單位的來(lái)文)。

        2.1.2會(huì)議材料:由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開(kāi)的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會(huì)議材料,包括會(huì)議指南、會(huì)議講話、報(bào)告、會(huì)議交流或討論材料、會(huì)議記錄、錄音、錄像和照片等,以及外出參加會(huì)議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料。

        2.1.3各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)、月(周)報(bào)。

        2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)分析、財(cái)務(wù)分析等專題材料。

        2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議(正本)、合同審批(會(huì)簽)表、授權(quán)委托書(shū)、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載及有關(guān)材料。

        2.1.6調(diào)度運(yùn)行材料包括調(diào)度運(yùn)行報(bào)告、圖表等文件材料。

        2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)研究、試驗(yàn)總結(jié)、鑒定報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等材料。

        2.1.8基建項(xiàng)目材料包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目前期材料、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收文件圖紙等材料,以及使用、維修、改建、擴(kuò)建等材料。

        2.1.9會(huì)計(jì)檔案包括公司總部財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、財(cái)務(wù)移交清單等。

        2.1.10上級(jí)視察、對(duì)外交流、工作組調(diào)研、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理與活動(dòng)中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報(bào)告、錄音錄像及照片等。

        2.1.11上級(jí)或其它單位頒發(fā)、贈(zèng)與的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗,以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書(shū)畫(huà)、簽名留念冊(cè)等。

        2.1.12公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對(duì)外宣傳材料、印刷品、音像制品等。

        2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價(jià)值的,以特殊載體或電子形式存在的有保存價(jià)值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。

        2.1.14電力營(yíng)銷過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種資料和記錄。

        2.2歸檔文件材料來(lái)源

        2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。

        2.2.2公司所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)公司的文件材料。

        2.2.3公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料。

        2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。

        2.2.5公司參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料

        2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來(lái)文件材料及各種載體材料。

        2.2.7公司在營(yíng)銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。

        2.3歸檔文件材料載體

        歸檔的文件材料載體主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

        2.4歸檔時(shí)間

        2.4.1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

        2.4.2科研課題、基建項(xiàng)目、信息化項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

        2.4.3外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

        2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

        2.4.5會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案室移交。

        2.4.6審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理,在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。

        2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

        2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

        2.4.9電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

        2.4.10下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔

        2.4.10.1變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

        2.4.10.2公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。

        2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

        2.4.10.4其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

        2.5歸檔要求

        2.5.1 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

        2.5.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件,因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料,文件材料歸檔后不得更改。

        2.5.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

        2.5.4具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件,必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

        2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

        2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的`、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

        2.5.7公司與其他單位合作完成的項(xiàng)目,公司作為主辦單位的保存全套文件材料,公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的,按其要求執(zhí)行。

        2.5.8各部門文書(shū)人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況,整理完畢并編制移交清冊(cè),由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。檔案室接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

        2.5.9交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè),并履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。

        3歸檔文件的分類和定義

        公司檔案分為:A文書(shū)檔案、B生產(chǎn)運(yùn)行檔案、C會(huì)計(jì)檔案、D工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、F審計(jì)檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽(yù)、實(shí)物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項(xiàng)目檔案、Y營(yíng)銷客戶檔案、Z招投標(biāo)檔案。

        3.1文書(shū)檔案

        文書(shū)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

        3.2生產(chǎn)運(yùn)行檔案

        生產(chǎn)運(yùn)行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運(yùn)行中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。

        3.3會(huì)計(jì)檔案

        會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

        3.4工程建設(shè)項(xiàng)目檔案

        工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及運(yùn)行維護(hù)技術(shù)改造過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。

        3.5審計(jì)檔案

        審計(jì)檔案是指在各類審計(jì)活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。

        3.6照片檔案

        照片檔案是指企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價(jià)值的歷史記錄。

        3.7合同檔案

        合同檔案是指企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書(shū)及其過(guò)程紀(jì)錄。

        3.8科研檔案

        科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究與管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。

        3.9榮譽(yù)、實(shí)物檔案

        榮譽(yù)、實(shí)物檔案是指企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)、紀(jì)念品、印信類等實(shí)物形式存在的檔案。

        3.10傳媒電子檔案

        傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保存價(jià)值的,以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。

        3.11信息化項(xiàng)目檔案

        信息化項(xiàng)目檔案是指電力企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料和文件。

        3.12營(yíng)銷客戶檔案

        營(yíng)銷客戶檔案是指在電力營(yíng)銷過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。

        3.13招投標(biāo)檔案

        招投標(biāo)檔案是指在企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

        4歸檔文件整理

        公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進(jìn)行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行整理。

        4.1文書(shū)檔案的整理

        文書(shū)檔案由公司總文書(shū)和部門文書(shū)在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書(shū)檔案分類規(guī)定進(jìn)行分類,再按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx的相關(guān)規(guī)定,以件為單位進(jìn)行規(guī)范整理。

        4.2生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案的整理生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案由各職能部門負(fù)責(zé)收集,保證齊全完整準(zhǔn)確后向檔案室移交。生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。

        4.3合同、招投標(biāo)檔案的整理

        合同、招投標(biāo)檔案由合同、招投標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)收集匯總后移交檔案室。合同、招投標(biāo)檔案可歸入工程的,按照科技檔案進(jìn)行整理。單獨(dú)歸檔的按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx相關(guān)規(guī)定,以件為單位進(jìn)行整理。

        4.4會(huì)計(jì)檔案的整理

        會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))的規(guī)定整理,保管一年后,連同會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一并向檔案室移交。

        4.5照片檔案的整理

        照片檔案由各形成的職能部門(包括新聞中心)匯總后向檔案室移交,照片檔案參照《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。

        4.6榮譽(yù)、實(shí)物檔案的整理

        榮譽(yù)、實(shí)物檔案由有關(guān)部門或個(gè)人在接收到榮譽(yù)、實(shí)物檔案后向檔案室移交。榮譽(yù)、實(shí)物檔案按件為單位整理保管。

        4.7審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集匯總,在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交,審計(jì)(紀(jì)檢)檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》和《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件管理辦法》的相關(guān)規(guī)定整理。

        4.8傳媒電子檔案由形成部門或個(gè)人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交,按照分類不同分別編號(hào)進(jìn)行整理。

        4.9營(yíng)銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。

        5檔案的保管及利用

        5.1公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房作為檔案的保管場(chǎng)所,檔案庫(kù)房應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定,達(dá)到“八防”要求和溫濕度標(biāo)準(zhǔn),并有專門人員管理,定期檢查。

        5.2檔案庫(kù)房建立統(tǒng)一的臺(tái)賬,做到賬物相符。檔案人員應(yīng)熟悉庫(kù)藏檔案情況,根據(jù)利用者需要,通過(guò)各種手段積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,開(kāi)展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。

        5.3凡本公司的職工,均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。

        5.4查閱機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),專人負(fù)責(zé)查閱。會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由財(cái)務(wù)人員查閱。

        5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用,不得外借,如確因工作需要,需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄,不得帶出公司外,更不得劃道、填字,涂改、損壞檔案。

        5.6外單位人員查閱檔案,一律憑單位介紹信,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

        5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》,主動(dòng)提供檔案利用效果,及時(shí)反饋檔案利用信息。

        5.8檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng),利用信息化系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化手段,做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作,努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,為公司各項(xiàng)工作提供高效與便捷的服務(wù)。

        6檔案的鑒定和銷毀

        6.1根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的規(guī)定,公司的各類檔案可分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。會(huì)計(jì)檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

        6.2文件材料一經(jīng)立卷歸檔后,未經(jīng)批準(zhǔn)和辦理正式手續(xù),任何人不得擅自銷毀。

        6.3對(duì)到期檔案的鑒定工作,應(yīng)在公司分管檔案負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組,對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,提出鑒定意見(jiàn)。

        6.4經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須填寫《銷毀檔案清冊(cè)》,由公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后到指定場(chǎng)所由兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷簽字。銷毀會(huì)計(jì)檔案,公司負(fù)責(zé)人要在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽署意見(jiàn)。

        7監(jiān)督指導(dǎo)

        7.1制定公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等。

        7.2對(duì)公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

        7.3對(duì)公司所屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,組織開(kāi)展業(yè)務(wù)協(xié)作、交流活動(dòng)。

        7.4組織公司所屬各單位的評(píng)估工作,促進(jìn)公司系統(tǒng)檔案工作管理水平的提高。

        8附則

        8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負(fù)責(zé)解釋。

        8.2本制度自頒布之日起施行。

      檔案信息管理制度6

        一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設(shè)備的管理等級(jí),確定建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理的范圍。

        二、檔案資料要按規(guī)定的項(xiàng)目?jī)?nèi)容認(rèn)真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號(hào)登記。資料收集應(yīng)真實(shí)、完整。案卷目錄應(yīng)與案卷內(nèi)容一致。

        三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案,非經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)復(fù)印件或副本交使用科室。

        四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時(shí)間保管,銷毀檔案、資料要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。

        五、及時(shí)做好動(dòng)態(tài)檔案信息的`補(bǔ)充更新工作。

        六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。

        七、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),要按程序辦理檔案移交手續(xù)。

      檔案信息管理制度7

        為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué),提高科研的管理水平,制定以下制度:

        一、科研檔案的建立規(guī)范

        1、檔案實(shí)行一題一檔制度。

        2、每個(gè)課題必不可少的材料(開(kāi)題報(bào)告、論證書(shū)、立項(xiàng)書(shū)、批準(zhǔn)書(shū)、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)等)。課題研究過(guò)程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調(diào)查問(wèn)卷、訪談?dòng)涗、教案、教學(xué)實(shí)錄等)

        3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。

        4、每卷檔案都要有卷首頁(yè),便于查找。

        二、科研檔案內(nèi)容:

       。ㄒ唬、課題檔案

        課題檔案是在課題研究過(guò)程中形成的全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。

        1、前期檔案:包括課題實(shí)施方案、開(kāi)題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)等。

        2、中期檔案:中期檔案是課題的核心部分。包括課題實(shí)施過(guò)程的原始材料(實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開(kāi)會(huì)議記錄、課題研究實(shí)錄等),中期研究成果(階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書(shū)等),階段檢查記錄等。

        3、后期檔案:包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最終科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書(shū),成果應(yīng)用等。

        (二)、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng)新、教具制作

        (三)、試題:試卷檔案

       。ㄋ模⒕C合檔案

        包括:⑴各級(jí)教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的'文件、法規(guī)、制度;⑵科研規(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié);⑶有關(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話;⑷科研信息資料;⑸教師培訓(xùn)材料;⑹科研工作檢查記錄;⑺獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

        三、科研檔案歸檔:

        1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì),相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

        2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。

        3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保留原件,應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。

        4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。

      檔案信息管理制度8

        1)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、技術(shù)資料、各種文件、報(bào)告的收發(fā),發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)提出,督促有關(guān)方及時(shí)補(bǔ)辦,按統(tǒng)一的編目系統(tǒng)進(jìn)行編號(hào)分類整理,確保文件資料的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。

        2)負(fù)責(zé)收集整理工地所有由管理方招集的會(huì)議紀(jì)要,整理后交項(xiàng)目經(jīng)理審查,打印后及時(shí)分發(fā)給有關(guān)專業(yè)人員或有關(guān)單位,并做好簽發(fā)記錄。

        3)督促施工方做好工程技術(shù)資料和其他資料的整理工作。

        4)負(fù)責(zé)文件資料的借閱,辦理借閱手續(xù)。

        5)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)辦公用品(包括復(fù)印機(jī)、復(fù)印紙、稿紙等)和勞保用品(包括電風(fēng)扇、安全帽等)的保管和使用。

        6)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的.生活后勤工作。

        7)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好工程竣工資料的審核,提出意見(jiàn)。

      檔案信息管理制度9

        第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理,維護(hù)公司及用戶合法權(quán)益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。

        第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

        第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃?xì)鈭?bào)警器安裝合同、城市燃?xì)饩用裼脩艄夂贤⒊鞘腥細(xì)馍虡I(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。

        第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可,對(duì)于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字,分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理,未結(jié)清安裝費(fèi)用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬,總經(jīng)理審核簽訂。

        第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫,主要條款必須清晰完整,權(quán)責(zé)要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話,有工期要求的要經(jīng)過(guò)規(guī)劃建設(shè)部測(cè)算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟,大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭(zhēng)議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

        第六條 天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價(jià)部門確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門測(cè)定的金額進(jìn)行收費(fèi),業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),不得多收或少收任何款項(xiàng),嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

        第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗(yàn)收?qǐng)D紙辦理開(kāi)戶手續(xù),簽訂供氣合同。

        第八條 用戶開(kāi)戶后,要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌?并打印用戶信息。

        第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬(wàn)立方米或日用氣規(guī)模在1萬(wàn)立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等,照付不議合同由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù),由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬,總經(jīng)理審核、簽訂。

        第十條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的`信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等)按編號(hào)整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

        第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù),嚴(yán)禁泄漏公司和用戶信息,具體規(guī)定由部門制定。

        第十二條 計(jì)算機(jī)上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份,后臺(tái)管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé),要嚴(yán)格設(shè)置分級(jí)管理和查詢使用權(quán)限,保障信息安全,保全公司利益。

        第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。

      檔案信息管理制度10

        1、目的

        對(duì)客戶資料進(jìn)行有效管理,及時(shí)對(duì)顧客需求與信息進(jìn)行溝通,確保顧客滿意,客戶檔案管理制度。

        2、范圍

        適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。

        3、職責(zé)

        3.1營(yíng)銷總公司負(fù)責(zé)客戶檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調(diào)查等組織工作;

        3.2各部門、各礦負(fù)責(zé)協(xié)助銷售部完成各項(xiàng)顧客相關(guān)的工作。

        4、客戶檔案的管理

        4.1.1客戶信息資料的收集整理

        銷售部通過(guò)市場(chǎng)信息的'收集、顧客拜訪銷售人員統(tǒng)計(jì),過(guò)程中收集客戶的資料,并匯總

        4.1.2客戶檔案的建立與管理

        a)銷售部、人事部聯(lián)營(yíng)辦負(fù)責(zé)建立各自客戶檔案,客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容:

        1.客戶聯(lián)系方式,包括電話、聯(lián)系人、網(wǎng)址等;

        2.客戶信用狀況描述;

        3.客戶以往交易記錄等。

        b)客戶檔案設(shè)專人管理,并根據(jù)客戶的交易情況對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新;

        c)客戶檔案由銷售總監(jiān)進(jìn)行審批確認(rèn)。

        5.1.3客戶檔案的使用與保密

        a)客戶檔案是公司市場(chǎng)管理重要參考內(nèi)容,尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是,相關(guān)人員應(yīng)查閱客戶的檔案資料;

        b)客戶檔案資料公司的重要保密資料,未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),任何人不得查閱及外傳,否則公司按《保密管理制度》進(jìn)行責(zé)任追究,管理制度《客戶檔案管理制度》。

        5、客戶關(guān)系維護(hù)管理

        5.1.1公司辦公室負(fù)責(zé)客戶關(guān)系維護(hù)管理;

        5.1.2客戶關(guān)系維護(hù)管理的方式包括:

        a)定期(節(jié)日或其他重要活動(dòng))與不定期(日常)的客戶拜訪與溝通;

        b)客戶產(chǎn)品使用情況的意見(jiàn)與建議調(diào)查;

        c)顧客滿意度調(diào)查等。

        5.1.3相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)客戶關(guān)系維護(hù)的具體管理實(shí)施;

        5.1.4客戶關(guān)系維護(hù)管理應(yīng)形成記錄,并作為客戶檔案內(nèi)容進(jìn)行保管。

        6、售后服務(wù)管理

        a)營(yíng)銷總公司每年至少進(jìn)行一次全面的顧客滿意度調(diào)查;

        b)公司辦公室向顧客發(fā)放〈顧客滿意度調(diào)查表〉,滿意度調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)包括、服務(wù)質(zhì)量、套餐價(jià)格價(jià)格、公司評(píng)價(jià)等;

        c)公司對(duì)反饋回來(lái)的調(diào)查表進(jìn)行匯總、分類,并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,編制“顧客滿意度調(diào)查分析報(bào)告”,經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)放到相關(guān)部門;

        d)當(dāng)顧客滿意度未能達(dá)到公司規(guī)定要求時(shí),由辦公室組織,針對(duì)顧客滿意度較低方面提出糾正預(yù)防措施進(jìn)行改進(jìn)。

        7、客戶投訴管理

        7.1相關(guān)業(yè)務(wù)部門是客戶投訴的接收部門;

        7.2客戶對(duì)服務(wù)質(zhì)量的不達(dá)標(biāo)投訴,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門組織,報(bào)請(qǐng)公司生產(chǎn)處協(xié)同處理,處理結(jié)果公司總經(jīng)理審批后,由辦公室反饋到客戶;

        7.3客戶對(duì)服務(wù)過(guò)程中的不滿意投訴,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織處理,處理結(jié)果經(jīng)公司總經(jīng)理審批后,由辦公室反饋到客戶;

        8、相關(guān)/支持性文件

        8.1《市場(chǎng)信息管理制度》;

        8.2《保密管理制度》。

      檔案信息管理制度11

        摘要:

        科技信息化高速發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度將被人事檔案信息化的管理所代替。人事檔案信息化的管理是指采用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)來(lái)完善當(dāng)今的人事檔案管理工作,是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果。

        關(guān)鍵詞:

        檔案管理;信息化;完善

        隨著我國(guó)改革開(kāi)放的程度不斷加深,各個(gè)行業(yè)的不斷發(fā)展,流動(dòng)人口也在逐年攀升,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要,人事檔案信息化管理成為了人事檔案管理區(qū)域的發(fā)展趨勢(shì)和結(jié)果。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨而繁瑣的系統(tǒng)性工程,它涉及到檔案管理工作的方方面面,只有提高和深化檔案工作者對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),才能推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的步伐,建設(shè)出適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的人事檔案信息化管理制度。

        一、我國(guó)人事檔案管理制度的發(fā)展現(xiàn)狀

        我國(guó)的人事檔案管理制度始于20世紀(jì)50年代,為我國(guó)的公共管理工作做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。隨著我國(guó)社會(huì)主義的政治體制和市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)體制的改革深入,傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端和不足也逐漸凸顯出來(lái),人事檔案管理工作遇到了改革的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

        (一)檔案內(nèi)容不夠精確。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷向前發(fā)展,各種人事流動(dòng)也愈加頻繁。人事檔案管理工作與我們的個(gè)人生活工作是息息相關(guān)的,由于在最初的人事檔案建設(shè)過(guò)程中的大意,導(dǎo)致了不少人事檔案資料不齊全或千篇一律的結(jié)果,人事檔案管理工作失去了它反映真實(shí)情況的作用,使人事檔案管理工作落后于社會(huì)的發(fā)展,面臨著無(wú)法落實(shí)到個(gè)人的尷尬局面。

       。ǘ┕芾矸绞降穆浜。在我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)的改革過(guò)程中,許多的 機(jī)構(gòu)和單位都進(jìn)行了重組建設(shè),頻繁的人事任免導(dǎo)致了人員流動(dòng)性較大,人事檔案管理工作也變得繁瑣。在不少事業(yè)單位或機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作方面,仍然采取的是手工記錄方式,這顯然與社會(huì)發(fā)展是脫節(jié)的。我國(guó)在經(jīng)濟(jì)、文化及其政治方面的發(fā)展成就是有目共睹的,但在公共管理體系中卻存在著一些問(wèn)題和缺陷,全面的完善我國(guó)的人事管理制度,是我國(guó)公民人事檔案準(zhǔn)確性和安全性的重要保障。

        二、建設(shè)人事檔案信息化管理

        建設(shè)出一個(gè)獨(dú)立的人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu)是我國(guó)人事檔案管理制度的革新目標(biāo),是整合我國(guó)的人事檔案資源和實(shí)現(xiàn)我國(guó)公共服務(wù)均等化的重要途徑。

       。ㄒ唬┩晟莆覈(guó)人事檔案管理制度。

        人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作,要完善我國(guó)的人事檔案管理制度要嚴(yán)格要求檔案工作者的'職業(yè)道德,在人事檔案管理工作中要嚴(yán)格遵守《人事檔案保管與保密制度》、《人事檔案材料鑒別歸檔制度》、《人事檔案材料收集制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《人事檔案查(借)閱制度》等五個(gè)基本規(guī)章制度,讓我國(guó)的人事檔案管理加快步入科學(xué)化、制度化、信息化發(fā)展軌道的速度。

       。ǘ┎粩嗵岣邫n案工作者的素質(zhì)水平。人事檔案管理工作是一個(gè)以人為主的工作,檔案工作的質(zhì)量好壞很大程度取決于檔案工作者的工作態(tài)度和職業(yè)道德水平,因此提高檔案工作者的素質(zhì)水平在人事檔案管理工作中顯得尤為重要。只有加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的政治教育,提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng),才能使檔案工作者在從事枯燥單一的檔案工作時(shí)保持高度的責(zé)任感,減少檔案工作的失誤和差錯(cuò),積極的去探索科學(xué)的工作方法,使人事檔案管理工作邁向科學(xué)、實(shí)用的信息化時(shí)代。

       。ㄈ┬畔⒒墓芾硎侄。信息化的管理手段是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì),將信息化手段運(yùn)用到人事檔案管理中來(lái),提高人事檔案管理的工作效率,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的管理。目前,國(guó)外的人事檔案大都已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理,國(guó)內(nèi)也在不斷發(fā)展之中,要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,不僅要使用信息化的手段,還要注重人事檔案管理的法律制度的建設(shè)和檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)。

        三、人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

        人事檔案信息化管理是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果,但是新事物的發(fā)展過(guò)程往往是曲折向上的,在人事檔案信息化管理的發(fā)展過(guò)程中就存在著一些問(wèn)題和不足。

       。ㄒ唬┤耸聶n案信息化管理工作缺乏組織性。在我國(guó)的人事檔案管理工作中,傳統(tǒng)的工作方法在一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法完全被信息化手段覆蓋,缺乏總體的規(guī)劃。缺乏總體規(guī)劃也就意味著每個(gè)地區(qū)的人事檔案管理工作的發(fā)展是不同步的,這種沒(méi)有組織性的局面為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理設(shè)置了路障。

       。ǘ┤耸聶n案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待完善。人事檔案最基礎(chǔ)的工作就是資料的采集,在有些單位中檔案工作人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,且沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,導(dǎo)致了人事檔案質(zhì)量不高、檔案的更新不及時(shí)等等問(wèn)題,這些問(wèn)題都制約了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展和普及。

       。ㄈ┤耸聶n案的保密工作受到挑戰(zhàn)。

        人事檔案信息化主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn),但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下,人事檔案信息的安全面臨著威脅,其主要因素有兩個(gè):一是由于人事檔案管理部門的人員安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng),對(duì)于檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有嚴(yán)格的審核和管理,缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全知識(shí),沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)采取安全保密工作,是威脅人事檔案信息的最大因素。二是由于有些檔案部門沒(méi)有配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員,沒(méi)有在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置有效的防護(hù)措施,使得人事檔案信息處于危險(xiǎn)狀態(tài)。

       。ㄋ模┬畔⒒瞬艆T乏。人事檔案信息化管理工作對(duì)檔案工作者的工作水平提出了更高要求。在實(shí)現(xiàn)信息化的管理過(guò)程中,必須要建設(shè)一支擁有信息化知識(shí)的檔案管理隊(duì)伍,不僅要有熟練的檔案管理能力,還有掌握一些必要的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。目前我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)中,雖然已經(jīng)補(bǔ)充了一些掌握信息化技術(shù)的人才,但是檔案管理隊(duì)伍總體還是處于低水平位置的。信息化人才的嚴(yán)重匱乏,嚴(yán)重的阻礙了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展和普及。

        四、完善人事檔案信息化管理制度

        在人事檔案信息化管理工作的發(fā)展過(guò)程中我們要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。首先,要制定人事檔案信息化管理工作的具體規(guī)劃。一是要注重各部門間的密切協(xié)作,做到合理分工、各司其職,逐步的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的整合與共享。二是要對(duì)人事檔案信息化管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧,使整項(xiàng)工作能夠有計(jì)劃的進(jìn)行。

        其次,人事檔案信息化管理工作要做到有法可依、有規(guī)可循,這是人事檔案信息化管理工作健康發(fā)展的有力保障。

        檔案管理部門要從經(jīng)充分調(diào)查和研究的結(jié)果出發(fā),借鑒國(guó)際上人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,建立起符合我國(guó)國(guó)情的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,為我國(guó)的人事檔案信息化建設(shè)提供有力的保障。

        再次,由于人事檔案信息化的管理工作容易受到人為和網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的安全威脅,所以檔案管理部門要嚴(yán)格要求檔案管理人員,對(duì)檔案信息做到嚴(yán)格審查、嚴(yán)格管理。并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝有效的防護(hù)軟件,避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲,確保人事檔案信息的安全。

        最后,要推進(jìn)人事檔案信息化的步伐,就必須配備一支既有熟練的人事檔案管理能力,又掌握信息化技術(shù)的人才隊(duì)伍。檔案管理人員要深入的學(xué)習(xí)信息化知識(shí),重點(diǎn)掌握自己管理區(qū)域內(nèi)的技術(shù)知識(shí),具備良好的理論知識(shí)應(yīng)用能力,以良好的信息化技術(shù)來(lái)推動(dòng)人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

        五、結(jié)語(yǔ)

        人事檔案管理是一種以社會(huì)信息為依托,服務(wù)于社會(huì)大眾的工作。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天,人事檔案管理也要實(shí)現(xiàn)向信息化的改革。只有運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)發(fā)展人事檔案管理,才能早日實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的管理,才能為社會(huì)主義建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn):

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        ②劉思洋。從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理[J]。中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,20xx。20。

       、垴T相茹。淺析人事檔案信息化管理[J]。中國(guó)科技縱橫,20xx。16。

      檔案信息管理制度12

        1項(xiàng)目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負(fù)責(zé)工程檔案、信息的`收集和整理工作。

        2檔案信息員必須收集各部門需要?dú)w檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對(duì)不符合者退回整改處理。

        3檔案信息員對(duì)收集來(lái)的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行整理,收集整理工程竣工資料,在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

        4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)工作,并將內(nèi)部反饋意見(jiàn)及時(shí)上達(dá)。

        5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)外信息發(fā)布工作,對(duì)本單位及時(shí)報(bào)送《工程簡(jiǎn)報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《安全月報(bào)》等報(bào)表,對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)報(bào)送《工程月報(bào)》、《日?qǐng)?bào)》等報(bào)表。

        6及時(shí)聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對(duì)不合格文件及時(shí)退回,并要求提供合格文件。

      檔案信息管理制度13

        第一章

        第一條總則為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制度本規(guī)定。

        第二條行政助理負(fù)責(zé)檔案的歸檔監(jiān)督和日常管理工作。對(duì)檔案資料必須按年度立卷,各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按本制度規(guī)定分別立卷歸檔。

        第三條堅(jiān)持部門收集保管、定期、及時(shí)歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或本部門的檔案資料并監(jiān)督其及時(shí)歸檔。名單報(bào)總經(jīng)理辦公室檔案室備案,如需變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理人員。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

        第四條利用好計(jì)算機(jī)記錄和管理,實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理現(xiàn)代化,提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量。利用已建立起來(lái)的房地產(chǎn)檔案信息庫(kù),來(lái)進(jìn)行檔案的編目、標(biāo)引,建立自動(dòng)檢索系統(tǒng),由計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫(kù)房管理、借閱利用、統(tǒng)計(jì)等。編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范,做好防病毒工作,抓好用戶權(quán)限管理。對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)損失。

        第二章

        第一節(jié)

        第一條文書(shū)檔案立卷歸檔法文件資料的收集管理凡公司繕印的公文一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

        第二條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料,由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集整理后交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

        第三條公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門檔案人員辦理交接手續(xù),檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才可交予核報(bào)差旅費(fèi)。

        第四條各系統(tǒng)部門檔案員的職責(zé):

       。ㄒ唬┝私獗静块T的工作業(yè)務(wù),掌握本部門的文件資料的歸檔范圍,收集保管本部門的文件資料。

       。ǘ┱J(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷,每月的10日前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢,并向總經(jīng)理辦公室檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

       。ㄈ┏修k人員借用文件資料時(shí),應(yīng)積極地做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。

        第二節(jié)歸檔范圍

        第五條重要會(huì)議資料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、工程圖紙、技術(shù)資料、固定資產(chǎn)清單。

        第六條上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

        第七條第八條公司對(duì)外的`正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往文書(shū)。公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù);公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

        第九條公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄(表單)及工作簡(jiǎn)報(bào)。

        第十條來(lái)人來(lái)訪及信訪工作資料。

        第十一條公司于有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。

        第十二條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。

        第十三條公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

        第十四條公司的歷史沿革、大事記及反應(yīng)公司重要活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄像等。

        第十五條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

        第三節(jié)

        第十六條平時(shí)歸卷各個(gè)部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料,由檔案管理員集中統(tǒng)一保管。

        第十七條各個(gè)部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”“案卷類目”的。條款必須簡(jiǎn)明確切,并標(biāo)上條款號(hào)。

        第十八條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理,送本部門檔案員歸檔。

        第十九條總經(jīng)理辦公室檔案員應(yīng)及時(shí)將歸檔的文件資料,按照“案卷類目”,存放平時(shí)保存。文件卷內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在文件處理登記薄上。

        第四節(jié)

        第二十條立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合,總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

        第二十一條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

        第二十二條齊全完整。

        第二十三條在歸檔文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、歸檔的文件種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi)。文電應(yīng)合一立卷;絕密文件單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文件有關(guān)密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

        第二十四條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨難度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

        第二十五條卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依順序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其他文件資料以其形成規(guī)律與特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

        第二十六條永久、長(zhǎng)期或短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

        第三章

        第一節(jié)

        第一條檔案查閱、借閱及批準(zhǔn)權(quán)限本公司內(nèi)部人員借閱檔案。本公司內(nèi)部人員借閱檔案。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可直接到檔案室借閱,檔案保管人員應(yīng)及時(shí)提供。第二條內(nèi)部各公司、各部門因工作需要查閱檔案時(shí),必須經(jīng)本公司或部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明,負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能查閱。

        第二節(jié)第一條外單位人員因公需要查閱檔案。外單位人員應(yīng)持有單位介紹信、查閱人身份證件,經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn),方能由檔案管理人員接待查閱。同時(shí),檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱時(shí)間、檔案名稱及查閱理由。

        第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況,需要帶出室外復(fù)制或借出本公司的檔案,必須辦理借出手續(xù),經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),同時(shí)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記,注明借閱用途、歸還時(shí)間。

        第四章特定政策

        第二條逾期未歸還檔案者按違紀(jì)處理。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案上涂改、圈劃、折疊等。

        第三條檔案利用者必須嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密,借閱檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,不得丟失,不得將檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄露。借閱和歸還檔案時(shí),雙方要當(dāng)面點(diǎn)清。如發(fā)現(xiàn)損壞、遺失等情況,除積極追查補(bǔ)救外,應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并視情節(jié)輕重進(jìn)行處罰。

        注:由立卷人填寫卷內(nèi)文件數(shù)及文件頁(yè)數(shù)等情況,案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)檔案管理人員填寫并簽名標(biāo)注時(shí)間。

        立卷人:由組成本卷的負(fù)責(zé)者簽名。

        檢查人:由對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。歸檔時(shí)交送《卷內(nèi)備考表》紙質(zhì)版一份,同時(shí)交送電子版。

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