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      文書(shū)檔案工作管理制度

      時(shí)間:2024-07-26 14:14:57 志彬 制度 我要投稿
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      文書(shū)檔案工作管理制度范本(精選10篇)

        在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天,大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。那么制度的格式,你掌握了嗎?以下是小編幫大家整理的文書(shū)檔案工作管理制度范本,僅供參考,歡迎大家閱讀。

      文書(shū)檔案工作管理制度范本(精選10篇)

        文書(shū)檔案工作管理制度 1

        一、收文制度

        1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門(mén)),及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批,部門(mén)閱辦,并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔,送各部門(mén)的文件,由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管,閱后及時(shí)送還。

        2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)及時(shí)閱文,凡需收回的文件如數(shù)退回,不得積壓、丟失。

        3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書(shū)登記,個(gè)人不得保存任何文件。

        二、發(fā)文制度

        1、凡以公司名義發(fā)出的公文,擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿,由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字,統(tǒng)一送秘書(shū)核稿,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)),由文書(shū)統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)交兩份給文書(shū)統(tǒng)一收集管理。

        2、公司會(huì)簽外單位文件,經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿,由相關(guān)部門(mén)起草,秘書(shū)核稿,公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,再送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。

        3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書(shū)統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。

        三、檔案管理制度

       。ㄒ唬w檔范圍

        1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的`剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

        2、重要會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

        3、公司在發(fā)展過(guò)程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書(shū)材料等。

        4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件),如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責(zé)等。

        5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

        6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)間的往來(lái)文件(即外部文件),包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

        7、公司及各部門(mén)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。

        8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

        9、信訪(fǎng)工作材料。

        10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū),房屋買(mǎi)賣(mài)、租賃協(xié)議,資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

        11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

        12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

        13、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)審材料。

        (二)歸檔時(shí)間

        1、各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門(mén)或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。

        2、每年六月份之前,各部門(mén)向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門(mén)文書(shū)檔案,并辦理移交手續(xù)。

        3、凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。

        4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,三個(gè)月內(nèi)歸檔。

       。ㄈw檔要求

        1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶,都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理,保持有機(jī)聯(lián)系。

        2、歸檔的書(shū)面文件資料手寫(xiě)文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě),不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)。出現(xiàn)上述情況,文書(shū)應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

       。ㄋ模n案管理

        1、檔案管理:依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類(lèi)別,案卷排列并編制案卷目錄。

        2、檔案保管:公司設(shè)立專(zhuān)用文件庫(kù)保存檔案,定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

        3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、程序、名稱(chēng)鑒別、檔案價(jià)值,確定各類(lèi)檔案的保管期限,編制成表。

        4、檔案的銷(xiāo)毀:文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),辦理銷(xiāo)毀手續(xù),方能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字。

       。ㄎ澹n案利用

        1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫(xiě)檔案借閱單,并在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

        2、檔案利用方式有:提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

        3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句,不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

        4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

        文書(shū)檔案工作管理制度 2

        1、文書(shū)立卷

        每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目,根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。

        ①分年度。將文件按其形成的年度分開(kāi)。

       、诜旨(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件,如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

       、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。

        ④分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

       、莘制谙。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》,將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

        在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上,根據(jù)實(shí)際情況,靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機(jī)關(guān)),分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題,簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后,根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的.金屬物,裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面,包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。

        2、檔案管理

        將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施,避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。

        3、檔案利用

        準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等,并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件,需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記,然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案,應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。

        4、檔案統(tǒng)計(jì)

        建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào),及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。

        5、檔案鑒定

        根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,制定檔案保管期限表,由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件,對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案,移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

        文書(shū)檔案工作管理制度 3

        1、由秘書(shū)組明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本辦文書(shū)檔案管理工作。

        2、建立收發(fā)文登記薄,對(duì)各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對(duì)密級(jí)文件和資料一月進(jìn)行一次清理,嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

        3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

        4、加強(qiáng)密級(jí)文件、資料的保管,不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級(jí)文件、資料。

        5、對(duì)本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個(gè)人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷(xiāo)毀。

        6、年終對(duì)所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

        7、檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的'管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防高溫等,對(duì)破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。

        8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對(duì)檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),任何個(gè)人不得損毀、出賣(mài)、涂改、偽造檔案。

        9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí),應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

        文書(shū)檔案工作管理制度 4

        為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強(qiáng)本局文書(shū)檔案管理,制定本制度。

        一、文件材料歸檔范圍

        (一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。

        1、上級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料;

        2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

        3、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載);

        4、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話(huà)、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;

        5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

        (二)本級(jí)的文件材料。

        1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料,召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料;

        2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

        3、本級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)文件;

        4、內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

        5、檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

        6、內(nèi)部職能部門(mén)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;

        7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

        8、黨委、團(tuán)委、工會(huì)等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;

        9、內(nèi)容重要的.人民來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪(fǎng)形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等;

        10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;

        11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

        12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報(bào)以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

        13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;

        14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè);

        15、編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

        16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;

        17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

        (三)同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料。

        1、同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

        2、相關(guān)單位對(duì)本局工作檢查形成的重要文件;

        3、同級(jí)單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。

        (四)下級(jí)單位的文件材料。

        1、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;

        2、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料;

        3、下級(jí)單位報(bào)送的備案材料等。

        二、文件材料收集整理

        (一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

        (二)各部門(mén)工作人員對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時(shí)轉(zhuǎn)交本部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。

        (三)各部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對(duì)本部門(mén)工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時(shí)接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

        (四)辦公室每月或每季度將各部門(mén)保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充,立卷保存。

        (五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤(pán)上(一式三份),交辦公室保存。

        (六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門(mén)工作人員外出參加重要會(huì)議、重大活動(dòng)后,應(yīng)將與會(huì)議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

        三、文書(shū)檔案管理使用

        (一)各種文書(shū)檔案實(shí)行定人專(zhuān)管、入柜保存制度,任何個(gè)人都不得長(zhǎng)期占用和私存文書(shū)檔案。

        (二)內(nèi)部查、借閱文書(shū)檔案,原則在文書(shū)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書(shū)檔案,必須報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對(duì)需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必須報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn),經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

        (三)查、借閱文書(shū)檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書(shū)檔案材料,也不得在文書(shū)檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)借他人。

        (四)銷(xiāo)毀過(guò)期無(wú)效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門(mén)和個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀文件材料。

        (五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級(jí)以及有限定收閱范圍的文書(shū)檔案,嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。

        文書(shū)檔案工作管理制度 5

        一、醫(yī)院所有文件、信函、簡(jiǎn)報(bào)及其它資料等,統(tǒng)一由辦公室專(zhuān)人實(shí)行歸檔規(guī)范管理。

        二、醫(yī)院收文程序是:各科室在接收到相關(guān)文件(含外出開(kāi)會(huì))時(shí)必須先交辦公室,由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào),呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批,不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后,統(tǒng)一由辦公室保存,相關(guān)科室保存復(fù)印件。

        三、醫(yī)院發(fā)文程序是:各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)起草文件,文件起草后,按報(bào)批程序報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、院長(zhǎng)簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認(rèn)真校對(duì)后交辦公室把關(guān),并統(tǒng)一編號(hào),統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長(zhǎng)簽發(fā)的文件,辦公室不予編號(hào);文件印制必須規(guī)范、清晰、整潔,蓋章后,要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。

        四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量,格式規(guī)范,字跡工整,確保公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。各科室的`文件要妥善保管,不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過(guò)程中形成的廢頁(yè)、廢件應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)科室及時(shí)銷(xiāo)毀。

        五、辦公室要對(duì)所有文件、檔案及各種資料在年底時(shí)分類(lèi)登記、整理裝訂、入檔保存。外出開(kāi)會(huì)或從上級(jí)機(jī)關(guān)帶回的文件,及時(shí)交辦公室專(zhuān)人進(jìn)行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許,各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。

        六、外單位查閱檔案資料時(shí),須說(shuō)明查閱的范圍及用途,經(jīng)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時(shí),要通過(guò)辦公室查閱,閱后及時(shí)歸檔。

        七、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計(jì)資料、編制信息、會(huì)議記錄等,都由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,保守秘密。需銷(xiāo)毀的文件資料,要進(jìn)行清理登記,通過(guò)一定方式徹底銷(xiāo)毀。

        八、對(duì)違反保密紀(jì)律,丟失文件檔案造成失密、泄密的人員,給予批評(píng)教育。情節(jié)嚴(yán)重的,建議給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分,故意泄密造成嚴(yán)重后果的,要追究其法律責(zé)任。

        文書(shū)檔案工作管理制度 6

        (一) 文件管理制度

        第一條 管理要點(diǎn)

        1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

        2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

        3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。

        4、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

        第二條 制度規(guī)范

        1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

        2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

        3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

        4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

        5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

        6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

        7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

        8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

        9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

        第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

        1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

        2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

        3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

        (二) 文書(shū)管理制度

        第一條 管理要點(diǎn)

        1、 為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

        2、 文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

        3、 除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

        4、 根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

        第二條 制度規(guī)范

        1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習(xí)。

        2、 按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

        3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

        4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

        5、 根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意,方可銷(xiāo)毀。

        6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

        7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

        第三條 流程設(shè)計(jì)

        起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

        (三) 檔案管理制度

        第一條 管理要點(diǎn)

        1、 為了維護(hù)檔案的'真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

        2、 檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

        3、 根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

        第二條 制度規(guī)范

        1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

        2、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

        3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。

        4、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

        5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

        6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

        第三條 流程設(shè)計(jì)

        根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

        文書(shū)檔案工作管理制度 7

        (一)總則

        第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。

        第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

        第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

        (二)文件材料的收集管理

        第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

        第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

        第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。

        1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

        2.本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

        第七條 各部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)的職責(zé):

        1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。

        2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

        3.承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

        (三)歸檔范圍

        第八條 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

        第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

        第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

        第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

        第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

        第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

        第十四條 信訪(fǎng)工作材料。

        第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

        第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

        第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

        第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

        (四)平時(shí)歸卷

        第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

        第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。

        第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。

        第二十二條 專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照"案卷類(lèi)目"條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座",并在收發(fā)文登記薄上注明。

        (五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

        第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

        第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的'形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

        第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

        第二十六條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

        第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

        第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

        第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

        第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

        第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

        第三十二條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

        第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:

        案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂。

        第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

        第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

        文書(shū)檔案工作管理制度 8

        一、目的與原則

        目的:為規(guī)范公司文書(shū)檔案的收集、整理、保管、利用及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié),確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全,提高檔案管理效率和服務(wù)水平,特制定本管理制度。

        原則:

        集中統(tǒng)一管理原則:公司所有文書(shū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整性和安全性。

        便于利用原則:檔案管理應(yīng)便于檢索、借閱和復(fù)制,提高檔案信息的利用效率。

        保密性原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家及公司保密規(guī)定,確保檔案內(nèi)容不泄露。

        二、管理職責(zé)

        檔案管理部門(mén):負(fù)責(zé)公司文書(shū)檔案的全面管理,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用及銷(xiāo)毀等工作。

        各部門(mén)兼職檔案員:負(fù)責(zé)本部門(mén)日常文件的收集、整理及初步鑒定,并按期向檔案管理部門(mén)移交。

        三、檔案收集與整理

        收集范圍:包括但不限于公司各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、報(bào)告、照片、音視頻資料等具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。

        整理要求:按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整理,確保檔案材料齊全、分類(lèi)清晰、排列有序、編號(hào)準(zhǔn)確。

        四、檔案保管

        存放條件:檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用庫(kù)房,具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防光等條件。

        定期檢查:定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,確保檔案安全。

        五、檔案利用

        借閱管理:檔案借閱需履行審批手續(xù),明確借閱期限和用途,確保檔案在借閱期間的.安全與完整。

        復(fù)制與摘錄:檔案復(fù)制與摘錄需經(jīng)檔案管理部門(mén)同意,并注明來(lái)源與用途,不得擅自修改或篡改檔案內(nèi)容。

        六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀

        定期鑒定:檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,確定檔案的保存價(jià)值及保管期限。

        銷(xiāo)毀處理:對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案,應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀,并做好銷(xiāo)毀記錄。

        七、附則

        本制度自發(fā)布之日起實(shí)施,由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

        隨著公司發(fā)展和檔案管理工作的需要,本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。

        文書(shū)檔案工作管理制度 9

        一、總則

        目的與依據(jù):為加強(qiáng)文書(shū)檔案管理,提高檔案利用效率,確保檔案的安全與完整,根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī),制定本制度。

        適用范圍:本制度適用于本單位所有文書(shū)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。

        二、管理體制與職責(zé)

        管理體制:建立以綜合檔案室為核心,各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系。

        職責(zé)分工:

        綜合檔案室:負(fù)責(zé)全所檔案的集中統(tǒng)一管理,包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。

        兼職檔案員:各部門(mén)指定專(zhuān)人擔(dān)任,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、積累和初步整理歸檔工作。

        三、文件材料的收集和歸檔

        收集范圍:各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、已辦理完畢、具有保存價(jià)值的.文件材料,均屬歸檔范圍。

        歸檔要求:

        文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確,分類(lèi)清晰。

        已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

        每年6月底前將上一年度形成的文書(shū)檔案移交綜合檔案室。

        四、檔案整理與編號(hào)

        整理原則:遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

        編號(hào)方法:采用“年度-問(wèn)題-保管期限”分類(lèi)方法,對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào),確保每件檔案都有唯一標(biāo)識(shí)。

        五、檔案的保管與利用

        保管要求:

        檔案部門(mén)應(yīng)配置適宜檔案安全保存的專(zhuān)用庫(kù)房,落實(shí)“八防”措施。

        定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

        利用服務(wù):

        建立必要的檔案檢索工具,為利用者提供便捷服務(wù)。

        自覺(jué)遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù)。

        六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

        鑒定工作:根據(jù)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定,區(qū)分檔案的價(jià)值和保存期限。

        銷(xiāo)毀程序:經(jīng)鑒定需銷(xiāo)毀的檔案,必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可銷(xiāo)毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù)。

        七、責(zé)任追究

        對(duì)違反檔案管理制度,造成檔案丟失、損毀或泄密的行為,將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。

        文書(shū)檔案工作管理制度 10

        一、總則

        目的與依據(jù):為加強(qiáng)文書(shū)檔案管理,確保檔案的完整、準(zhǔn)確與安全,根據(jù)國(guó)家《檔案法》及相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際,制定本制度。

        適用范圍:本制度適用于本單位所有文書(shū)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等管理工作。

        二、管理體制與職責(zé)

        管理體制:建立以綜合檔案室為核心,各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系。

        綜合檔案室職責(zé):

        負(fù)責(zé)全所文書(shū)檔案的集中統(tǒng)一管理。

        監(jiān)督、指導(dǎo)各職能部門(mén)文書(shū)檔案的`整理歸檔工作。

        提供檔案利用服務(wù),維護(hù)檔案安全。

        兼職檔案員職責(zé):

        負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔工作。

        按時(shí)向綜合檔案室移交檔案。

        三、文件材料的收集和歸檔

        收集范圍:各部門(mén)在職能活動(dòng)中形成的、已辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料,均屬歸檔范圍。

        歸檔要求:

        文件材料應(yīng)收集齊全,分類(lèi)整理。

        歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確,已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

        歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

        四、文書(shū)檔案的整理與編號(hào)

        整理原則:遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

        編號(hào)方法:采用“年度-問(wèn)題-保管期限”的方法進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。

        整理步驟:

        按文件形成時(shí)間順序排列。

        編制歸檔文件目錄,包括責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息。

        歸檔文件按件裝訂,并編制室編件號(hào)。

        五、文書(shū)檔案的保管與利用

        保管:

        文書(shū)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配置適宜檔案安全保存的專(zhuān)用庫(kù)房。

        定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

        利用:

        建立必要的檔案檢索工具,為檔案利用者提供便捷服務(wù)。

        嚴(yán)格遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù)。

        檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,不得涂改、損毀檔案。

        六、文書(shū)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

        鑒定:根據(jù)文書(shū)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定。

        銷(xiāo)毀:

        文書(shū)檔案必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷(xiāo)毀。

        辦理相關(guān)備案手續(xù),確保銷(xiāo)毀過(guò)程合法合規(guī)。

        七、附則

        制度修訂:本制度根據(jù)工作需要和國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的變化適時(shí)進(jìn)行修訂。

        解釋權(quán):本制度由綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。

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